Capítulo 3:

 Archivo. Materiales

Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

Carpetas:  Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás.  En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta.  Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto.  Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas:  Carpetas individuales y carpetas misceláneas.  Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volúmen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.  se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.   Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.  Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual.  Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.

Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

Rótulo:  Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía.  Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

COMPROBACIÓN

1.-  Establezca diferencias entre carpètas individuales y carpetas misceláneas

2.-  ¿Cuál es la función de las guías en un sistema de archivo:

3.-  ¿ Por qué se dice que la carpeta miscelánea es el hogar temporal de toda correspondencia?

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