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Capítulo 13:

 Las series documentales. Producción y ventas


Producción y venta

Los documentos más importantes son:

1) Búsqueda de proveedores y clientes. Se identifica al proveedor y al cliente. Si se hacen descuentos, tipos de pago, se incluyen datos de compra. Existen fichas de producto con el nombre del artículo, referencia numérica, el proveedor, stock de la empresa y documentación generada con entradas y salidas.

2) Contratación de suministros. Quien compra, quien vende, que se compra, que se vende. Identificación del comprador y del vendedor.

3) Pedidos. Se reflejan en cartas. Documentos oficiales como albaranes o notas de entrega, confeccionados por el proveedor. Se realiza por triplicado y contiene datos del proveedor y comprador, referencia, medio de transporte, lugar de entrega, número de bultos, peso, referencia del producto, descripción del producto, numero de unidades, precio por unidad, fecha de recepción, conformidad del cliente, firma y rúbrica, anomalías. Una copia va al almacén, otra al departamento de ventas y otra al cliente. Tenemos documentación complementaria cuando se busca un intermediario para el transporte y son:

a) Cartas de porte. Documentación que constituye la prueba de transporte por ferrocarril.

b) Pólizas de fletamiento. Obligaciones y responsabilidad por el uso de un buque.

c) Conocimientos de embarque. Se especifica quien lo embarca, su contenido y donde se va a colocar.

La factura es un documento público que expide el vendedor al comprador y que acredita la venta de mercancías con la prestación de servicios. Tiene que ser correlativa. Tiene que tener clara la expedición de la factura y el destinatario, descripción del tipo de operación y del IVA, lugar y fecha de emisión. Hay que emitir un original de la factura que se entrega al comprador. No hay facturas en las transacciones de menor cuantía, pero es obligatorio guardar el vale.

Las facturas proforma sirven para dar a conocer la información a las dos partes. La nota de abona se emite para modificar una factura emitida con anterioridad.

Los recibos son los documentos que sirven para justificar el pago de una determinada cantidad de dinero. Consta de:

1) Matriz.

2) Recibo original.

Sus datos básicos son NIF, nombre del pagador, cantidad pagada y los datos del que recibe la cantidad. Aparece la firma de los dos responsables.

El cheque es una orden de pago con cargo a terceros. La letra de cambio se extiende en papel oficial del estado por una persona a la cuál se denomina librador. Se obliga a pagar a otra persona una cantidad en una fecha determinada. Esa fecha se llama vencimiento.

El pagaré es una obligación de pago directo. El almacén tiene dos series distintas. Se pueden encontrar fichas de almacén por productos. Se anotan las variaciones, el nombre, a quien se compra, características del producto. A partir del siglo XX se enumera.

Tiene que haber indicación contable y su número de contabilidad. Datos de cada salida y entrada del producto. Estimación de su labor. Inventario de existencias, que se hace cronológicamente. Tienen encabezamiento con número de inventario, la fecha, nombre de la empresa y sucursal o almacén. Conformidad con el inventario.

Hay una serie de correspondencia como las cartas de quejas y reclamaciones, cartas de agradecimiento y comunicados de novedades a los clientes.

Lo único tipificado es la normalización de las patentes. Según la Ley 11/1986 de 20 marzo, nos habla de patentes.

El expediente consta de una instancia dirigida al registro de la propiedad industrial con una descripción del objeto y de las partes que requieren protección.

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