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Capýtulo 12:

 Las series documentales. Administración

Administración

Hay que tener en cuenta el control de la información y la correspondencia en la empresa. Tenemos:

1) Registro de entrada, salida y distribución.

a) Correspondencia.

b) Notas de régimen interior.

No se conservan de manera normalizada y no hay control de este tipo en la empresa. El registro y la correspondencia se lleva electrónicamente.

La gestión de personal es un conjunto de acciones encaminadas a alcanzar con eficacia los objetivos de la empresa en recursos humanos.

La administración de personal, son acciones que lleva la empresa obligatoriamente para responder a acciones legales.

Las fuentes para saber que documentación es obligatoria son:

1) Estatuto de los Trabajadores.

2) Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

3) Sindicatos.

4) Seguridad Social.

La acción más importante es la selección de personal y también su formación. El primer documento, es la identificación de puestos de trabajo. Se materializan en informes. También se identifica la finalidad de los puestos de trabajo, área y departamento de quien dependa.

También se indica, la categoría a la que se quiere adjudicar el puesto de trabajo, tipo de contrato, horario, disponibilidades extras, duración del contrato, lugar donde se realiza el trabajo, posibilidades de promoción, determinar las características personales de las personas que van a cubrir el puesto, rasgos fisiológicos y preferencias.

Se publicita el puesto de trabajo de tres maneras:

1) Comunicación interna.

2) Publicidad en medio de comunicación.

3) Oferta oficial de empleo.

El siguiente paso, es el proceso de selección, que forma un expediente. El primer documento obligatorio es el libro de visitas. Se abre en la inspección oficial de trabajo. Se inicia con una diligencia de apertura. Tiene que aparecer la identificación de la empresa titular.

Debe tener el contrato, documento oficial en el cual, el trabajador se compromete a prestar sus servicios, bajo unas condiciones precisas. Tiene que tener nombre de las personas implicadas, el consentimiento y las obligaciones de la empresa.

El empresario, debe entregar una copia a los sindicatos, deben registrarse en el INEM, conservarse su registro y la persona debe quedar asentada en el libro de matrícula de personal, donde se inscriben los trabajadores en el momento en que se inician las prestaciones de servicios.

Tiene identificación de la empresa y registro de los trabajadores con nombre, apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, hijos, dirección, fecha de ingreso, historia profesional, titulación, cambios en su estatus: ascensos, descensos, bajas, disciplina.

Llevan ficha personal, con opiniones personales, con aptitud y valoración del personal.

La nómina es un documento donde se relacionan los trabajadores que han de percibir el salario de una empresa. Se determina la cuantía individual que se recibe. De la nómina, se saca el recibo de salario individual.

Tenemos:

1) Información completa de la empresa.

2) Identificación del trabajador con todo lo que cobra.

Tenemos documentos con los derechos en seguridad social: Inscripción, altas, pagos a la seguridad social.

También hay documentos de seguridad e higiene en el trabajo. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales deja claro que el empresario debe controlar el daño en la salud de sus empleados. El delegado de prevención, revisa el buen estado de la empresa.

La empresa, evalúa los riesgos y certifica que es peligroso. Tiene que identificarlos, y se plasman en planes de prevención. Tienen que incluir las actividades peligrosas, formas de prevenir accidentes y las orientaciones para ejecutarlos.

Hay que elaborar informes sobre la ejecución de planes. Hay que realizar simulacros para ver como funciona. Hay que elaborar informes de daño.

Tenemos también los documentos de servicios médicos de la empresa. Tenemos informes sobre higiene industrial y reconocimientos médicos, libros de registro de asistencia a enfermos y accidentados. Se completa con el fin del trabajo en la empresa. En el finiquito se liquidan las cantidades pendientes de cobro. Suele ir acompañado de un certificado de servicios con los datos del trabajador.

Tenemos documentación de carácter sindical, como el convenio colectivo, resultado de negociación entre trabajadores y empresarios de cara al trabajo y a la productividad. Hay también documentos de asambleas y huelgas, y comunicados de las elecciones sindicales y sus representantes.

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