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Capítulo 10:

 Ordenación e instalación de los documentos

Ordenación de los documentos

El cuadro de clasificación, debe de afectar a toda la empresa. Identifican la correspondencia general. Hay que clasificarla por asuntos. Aparte va la correspondencia transitoria.

Los expedientes, reflejan las actividades específicas. Hay materiales de referencia técnica como publicaciones y literatura gris. Después se pasa a como se va a ordenar cada serie. Hay que elaborar índices de referencia, de términos de descripción, etc.

La instalación de los documentos

Hay dos clases de archivos a la hora de la instalación: el archivo general y el archivo de oficina. Los armarios y las estanterías son distintos. El archivo general, los requiere más densos al recibir documentación, que en principio no van a transferir.

Las unidades de instalación en archivos generales deben ser siempre de cartón. Deben tener un elemento para poder reutilizar sin problemas. Hay que tener en cuenta que elementos de espacio debe tener un archivo general. Hay que tener en cuenta también, la cercanía del usuario.

Deben tener tantos depósitos como edades deben administrar. Deben tener un área de trabajo y un área de investigación. Es fundamental la comunicación con los distintos archivos de oficina.

Cada oficina va a requerir mobiliario distinto de archivo. Hay que tener en cuenta los tipos de documentos, los formatos, la frecuencia de uso, el volumen, etc.

Las condiciones generales del archivo de oficina son:

1) Accesibilidad.

2) Permitir una rápida identificación de los documentos.

3) Posibilidad de extender la instalación.

4) Buena conservación de los documentos.

Los elementos auxiliares que hay que utilizar son:

1) El Post-Ip. Solo emplear provisionalmente.

2) Etiquetas adhesivas fijas. Solo emplearlas en cajas.

3) Bandejas clasificadoras. Solo provisionalmente.

4) Carpetillas y guardas. Solamente para montar expedientes.

5) Cajas. Las de 330x280. Su acceso es directo. Siempre de cartón neutro y lengüeta ancha. Nunca en forma de libro.

6) Carpetas suspendidas. Puede ser útil. Tienen que tener un sistema para ver su contenido. Es cómodo para las dependencias que tienen que montar expedientes.

7) Cajas de plástico abiertas. Solamente como apoyo.

8) Mobiliario. Pueden ser útiles las bandejas de colores.

9) Estanterías de armarios. Hay que plantearse los sistemas de cierre. Tienen que ser modulares.

10) Archivadores tradicionales.

11) Archivadores de planos, carteles y pósters.

12) Hay que conseguir un depósito auxiliar.

13) Hay que alejar los muebles de las fuentes de luz y calor.

Hay que tener en cuenta la seguridad de los documentos.

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