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Capýtulo 8:

 La gestión de los archivos de empresa

Procedimientos y etapas de gestión

Hay que buscar los procedimientos que permitan controlar el flujo de la empresa desde que se inicia hasta que finaliza. Hay que controlar para satisfacer las necesidades expresadas e implícitas de información y uso de los documentos. Ha de hacerse siempre al mínimo costo. Para todo esto se diseña un sistema de gestión y documentos de archivos. La herramienta que se utiliza es la normalización. El archivero tiene que establecer rutinas de trabajo.

Se sigue un proceso que tiene seis fases:

1) Análisis y diagnóstico de la situación.

2) Elaborar un proyecto de gestión.

3) Presentación y aprobación del proyecto.

4) Implantación del proyecto.

5) Supervisión y control del sistema.

6) Revisión y corrección de anomalías.

Planes de actuación

Hay que diseñar un sistema homogéneo de toma de datos. Hay que seguir el impreso. Identificar la oficina y el responsable, las funciones de la oficina. Descripción de las actividades que se realizan para ejecutar esas funciones. Documentos que tienen en sus manos. Precisar si es posible si se trata de documentos originales o copias. Definir el formato, clase y metros lineales que forman. Años que comprende la documentación. Preguntar que hacen con los documentos. Cuál es el problema que asocian más grave con los documentos. Hay que hacer un análisis.

Hay que determinar los objetivos de la entidad en materia de documentos. Hay que hacer historia de la evolución institucional, mercantil y funcional de la empresa. Estructuras organizativas, organigramas y departamentos. Intentar fijar la demanda interna y externa de documentos.

Hay que hacer el análisis: Quien produce los documentos, que documentos se producen, identificación de series, identificación de documentación informativa. Hay que ver que depósitos tiene, definir los criterios y técnicas de organización, cuál es el acceso, instrumento de descripción y de control. Reunir los formularios e impresos. Averiguar nivel de informatización de los archivos.

Normas

Hay que tener en cuenta todos los parámetros posibles a la hora de elaborar un archivo. Hay que tener en cuenta un informe en el que se refleja el objetivo, organización de archivos de oficina, organización de archivo general, metodología aplicada, modelos de sistemas, características generales del sistema, modelo a emplear, centralizado o descentralizado, se incluyen todas las fases, que se va a hacer en cada edad de los documentos, tipos de instituciones, tipos de archivos a crear, definir las funciones, dependencia orgánica y responsabilidades, parte de fondo documental a gestionar, definir los recursos que se van a aplicar en cada archivo:

Recursos humanos. Número de personas, su perfil, sus habilidades, sus funciones, formación académica.

Recursos materiales. Locales de trabajo, locales de depósito, diseñar donde van a estar, mobiliario y unidades de instalación.

Recursos tecnológicos. Informática, programas, equipos de reprografía, equipos de envío de documentos a distancia.

Recursos metodológicos. Normas a diseñar para que los procedimientos no sean un problema. Resumir las series documentales a tratar, series básicas de la empresa con su título, su productor, como se va a clasificar, como se va a organizar. Indicar las relaciones entre el sistema y otras dependencias de la empresa. Como se van a relacionar las distintas partes del archivo, van a estar integrados o no, realizar un presupuesto del costo que supone llevar a efecto todo esto. Redacción y puesta en marcha de normas de procedimiento, plazos para la ejecución del proyecto, tiempo del proyecto, previsión de problemas y posibles soluciones.

Información al usuario objeto del archivo. Tiene que ser atractiva, utilizando medios audiovisuales. Realización de cursos, estructura del sistema, elaborar un índice de implantación del sistema, informar de cuadros de clasificación, normas para gestión y valoración, dejar determinado funciones y responsabilidades de cada puesto de la empresa con respecto al archivo y los documentos. Hay que formar al personal encargado exclusivamente del archivo y en general a todo el personal de la empresa. Hay que decidir el orden de implantación. Hay que ver las posibilidades de éxito, personal adecuado, fondos y la urgencia. Tareas a realizar. Corroborar la identificación de los tipos y las series producidas. Codificar las series, ordenación e instalación de las series, elaboración de los instrumentos de control, valoración y selección de series, organización de calendarios de transferencia para cada oficina, organización del archivo general de empresa.

El primer índice se divide en los documentos consultados por los documentos archivados. Número de documentos no encontrados por documentos localizados. Hay que escoger normas desde la gestión a la difusión. Hay que tener una norma general que fije los objetivos principales. Tipos de instituciones que componen el sistema, describir las funciones básicas de las instituciones.  Definir sobre que se va a actuar. Reglamento de tipo de acceso a los documentos. Niveles de acceso. Fijar los procedimientos de acceso. Hay que indicar el tipo de reproducción. Hay que solucionar transferencia, clasificación y selección de documentos. Hay que indicar los instrumentos de descripción.

Hay que desarrollar normas subsidiarias sobre aspectos del reglamento, conservación de documentos informáticos, normas de acceso a los documentos, normas para archivos de oficina general y por departamentos.

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