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Capítulo 1:

 Concepto de Archivo de Empresa. Funciones

En los últimos veinte años, las empresas de todo el mundo, en mayor o menor medida, públicas o privadas, se han visto afectadas, entre otras cosas, por dos cuestiones fundamentales.

Una de ellas impuesta por la evolución tecnológica de nuestra sociedad y la otra como reacción a esta y al aumento de la competencia.

Para Olga Gallego, un archivo de empresa es el conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo de las actividades que le son propias, de manera orgánica y automática, y conservados como testimonio de información.

Los archivos de empresa se conservan con mucha dificultad y en la mayoría, se forman seis series documentales.

Los archivos de empresa son diferentes. La información es básica y se organiza de forma diferente, informan a sus productores, ejercen influencia a la hora de transmitir sus funciones y su información a los clientes.

Hay que conocer la institución cuya documentación custodia el archivo, a fin de cumplir el principio de procedencia.

Definición y funciones

El archivo de empresa, es la institución que conserva, organiza y difunde los fondos documentales del archivo.

El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas:

1) Almacenar la documentación.

2) Recuperar de inmediato los documentos almacenados.

Otras funciones de los archivos son:

1) Reunir los documentos de la empresa.

2) Proposición de documentos.

Los documentos de los archivos no siempre son para conservar. Pesa mucha más la destrucción que la conservación. Influyen los gastos y la logística de la empresa.

Se tiende a centralizar la información. No hay sistemas de organización y normalmente no se aplica el principio de procedencia.

Su función más importante es la gestión documental e identificación para la destrucción de documentos. Se basan en las aplicaciones informáticas.

Capítulo siguiente - Tipos de Archivos de Empresa

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