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Archivo y clasifación de documentos

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
8,20/10 (5 opiniones) |12451 alumnos|Fecha publicación: 11/01/2010
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Capítulo 6:

 Sistemas de clasificación

Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nos permitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.

Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características del archivo, a la forma de trabajo o a la política de empresa. Pasemos a detallar los distintos sistemas empleados, dando una muestra de las normas a aplicar en cada caso, no obstante, si fuese a trabajar con una gran cantidad de documentos, le recomendamos que busque información relativa a la norma AENOR para poder aplicarla con mayor criterio ante casos complejos de clasificar.

Sistema alfabético

El sistema alfabético permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.

Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

Secretariado

Pero existen excepciones que podrían complicar la clasificación, para ello, se deberán tener en cuenta las siguientes normas aplicadas a estas excepciones:

  • Si vamos a clasificar personas atendiendo a su primer apellido y éste es el mismo en las dos, se usará el segundo apellido como elemento clasificatorio. Es posible encontrar personas con ambos apellidos idénticos, si se diera esa circunstancia, usaríamos el nombre como palabra ordenatriz. Si las dos personas tuviesen el mismo nombre y los mismos apellidos, se deberá usar una palabra ordenatriz distinta para su clasificación, como por ejemplo, la población o la calle de residencia de cada una de ellas.
  • Cuando los apellidos son compuestos, por ejemplo, Maria del Mar Carrero López-Serrano, se considerarán los apellidos por separado, es decir, como si la persona tuviese tres apellidos en lugar de dos.
  • Tampoco se tendrán en cuenta a efectos de clasificación las partículas: de, la, el e y, como por ejemplo: Julián de Heras Fernández. A todos los efectos de clasificación será considerado como Julián Heras Fernández.
  • Cuando se trata de clasificar nombres de empresas, la norma es elegir como palabra ordenatriz el primero de los sustantivos que contenga el nombre completo de la empresa, seguidamente, se indicarán el resto de los términos separados mediante una coma, por ejemplo, RMG Industrial, se clasificará como RMG, Industrial. Otro ejemplo de clasificación podría ser: El Corte Inglés, S.A. se clasificaría como Corte Ingles El, S.A.
  • Si el nombre de la empresa contiene un nombre propio o una zona geográfica determinada, por ejemplo, Manuel Mantón, S.L. o Persianas Arganda, S.A. se clasificará el documento por el nombre propio o por el nombre de la zona geográfica, es decir, Mantón Manuel, S.L. y Arganda Persianas, S.A.
  • Existen nombres de empresas que empiezan por palabras como: Sobrinos, Herederos, Hijos, Sociedad, Compañía, Almacén, etc., o abreviaturas o partículas como de, el, Cía., S.A., etc. La norma es no considerarlas a efectos de clasificación.
  • Cuando el nombre de la empresa esté formado por nombre propios, por ejemplo: García Carrión, S.A. el criterio de clasificación será idéntico que el usado para personas.
  • Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su clasificación su denominación general. Por ejemplo:

Secretariado

  • Las empresas con nombre abreviados, se clasificarán según su nombre completo, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente, por ejemplo:

Secretariado

  • Cuando el nombre de una empresa comience por un artículo, éste no se tendrá en cuenta a efectos de clasificación.

Secretariado

Sistema geográfico

Este sistema se basa en la clasificación de documento según el lugar por el que éstos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudad donde éstos se encuentran ubicados.

La clasificación podrá disponerse en varios niveles: País -->Comunidad Autónoma/Estado -->Provincia-->Localidad-->Dirección-->Personas.

Este sistema permite su utilización con el sistema anterior (alfabético-geográfico), de tal forma que podemos clasificar un documento por su procedencia geográfica y su título por el sistema alfabético, así por ejemplo una posible clasificación para España sería la siguiente:

Castilla León -->Ávila-->El tiemblo -->Díaz, Forjados, S.A. 

Castilla la Mancha --> Madrid -->Arganda del Rey -->Alfaro Aluminios, S.L.

Es evidente que aquellas empresas que trabajen con documentación y que esta sea susceptible de poderse clasificar por zonas geográficas, este sistema aportará dinamismo y facilidad a la hora de clasificar y localizar información, si a esto unimos la aportación de la clasificación alfabética, dispondremos de un sistema combinado fácil de usar. Pero este sistema tiene como principal inconveniente que debemos recordar las distintas zonas geográficas, si éstas representan una gran cantidad, deberemos disponer de una base de datos auxiliar para su gestión.

Sistema de materias/asuntos/sistemáticos

Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relación con el mismo asunto llevarán la misma clasificación. Como es lógico, podría haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar por métodos alfabéticos, numéricos, etc. 

Un ejemplo de clasificación para una empresa de viajes podría ser la siguiente:

Viajes-->Canadá     -->De negocios -->Díaz Martín, Rafael

                                                              -->Fernández Gómez, Gerardo

El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificación tendremos a las personas ordenadas según el criterio alfabético.

Ahora pensemos en empresas como gestarías, este sistema resultaría muy cómodo a la hora de clasificar ya que podríamos iniciar la clasificación a tenor de los asuntos que se manejen: comunidades, empresas, litigios, Hacienda, etc. A su vez subclasificariamos las veces que fuese necesaria hasta conseguir nuestro propósito.

Sistema numérico

Permite clasificar documentos asignando a éstos un número correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación.

Secretariado

Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivar de forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos números. Como inconveniente destacaremos que siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar que nos informe qué corresponde a cada número.

Sistema cronológico

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localización.

Sistema decimal

Mediante este sistema se realizan 10 grupos y a cada uno de ellos se le asignará un número del 0 al 9.

Además, cada uno de los grupos podrá subdividirse en otros 10 más, representándose cada uno de ellos mediante un número de dos cifras; la primera siempre nos indicará el grupo inicial al que pertenece.

A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podrá subdividirse en otro de tercer nivel, de esta manera, el número ahora contendrá tres dígitos: el primero identificará  al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero será un número comprendido entre 0 y 9.

De la misma manera se podrían realizar tantas clasificaciones y subclasificacaciones como sean necesarias.

Este sistema permite la clasificación y el archivo de grandes cantidades de documentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.

Veamos un ejemplo de clasificación de una agencia de viajes:

GRUPO 1

  1. Viajes Nacionales.
  2. Viajes al Extranjero.
  3. Viajes de Empresa.

El grupo 1 podría subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma:

  1. Costa.
  2. Interior.
  3. Montaña.

Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podríamos clasificar en:

               110. Norte.

               111. Este.

               112. Oeste

Es decir, el código 110. Representaría la documentación relativa a: Viajes Nacionales --> Costa --> Norte.

La ventaja principal de este sistema radica en que ésta podrá ser ilimitada, por el contrario, debemos disponer de un archivo auxiliar con la identificación de texto asociada a cada valor numérico.

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