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Capítulo 2:

 Documento. Concepto y tipos de documentos

1. DOCUMENTO

¿Qué es un documento?

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.

¿Qué es un documento archivístico?

Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.

En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla.

¿Qué son los tipos documentales?

Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

¿Qué es una serie documental?

Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc.

¿Qué es una sección documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.

¿Qué es un fondo documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de Tahuamanu, etc.

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