EL OFICIO

Es un documento de comunicación escrita, expuesto ampliamente y de carácter oficial, estructurado en una introducción, contenido y cierre.

De acuerdo al Art. 28 de la Ley de Símbolos Patrios, Capítulo VIII, Decreto Legislativo No. 115, toda correspondencia OFICIAL llevará el lema DIOS UNIÓN LIBERTAD, escrito con mayúsculas y sin comas que separen las palabras.

A esta norma se exceptúa la correspondencia dirigida a empresarios, organizaciones gremiales, instituciones de carácter privado; funcionarios o personas particulares se diferencian del anterior lineamiento únicamente en que NO llevarán el lema:

DIOS UNIÓN LIBERTAD.

Toda carta OFICIAL se elaborará en papel  membretado del Ministerio o de la Dependencia que emite el documento, en tamaño 8½"  x  11", en estilo Semibloque.

Cuando el Oficio va dirigido a los Señores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o Viceministros de Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de las iniciales, se deberá escribir con mayúsculas sostenidas (en negrita) según sea el caso la frase:

AL SEÑOR MINISTRO DE .....
ING. ...
E.S.D.O.

EL MEMORÁNDO

Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos o entre funcionarios con similar jerarquía.

Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la información, para remisiones, solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como informes;  etc.  Preferiblemente el Memorando no debe  exceder de una página.

Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirán debajo del nombre según corresponda.

La firma de quien remite irá en el margen superior derecho, al lado del nombre.

No se utilizarán líneas, puntos u otro adorno tipográfico para separar el bloque de texto con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha

Los nombres y cargos de quienes recibirán copia (c.c.), irán al margen inferior izquierdo, con letra tamaño 9, antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la nota.

LAS CIRCULARES

Son escritos de carácter oficial o administrativo que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios en una institución o empresa (cambio de dirección, disolución-suspensión de una firma, fundación de una nueva empresa, condiciones de contratos, etc.)

Son disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, como expresión concreta de las relaciones jerárquicas y de las potestades administrativa que las leyes le confieren.

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige a un círculo de personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institución o accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin variar el contenido.

EL INSTRUCTIVO

Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo determinadas actividades, estableciendo normas a seguir, tiene validez para un período de tiempo determinado.

Conjunto de disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, que regula un determinado proceso y desarrollo de actividades, que son de cumplimiento para el funcionario y empleado aduanero, el cual deberá ser divulgado hacia terceros para su conocimiento y aplicación en lo que corresponda.

SOLICITUD

Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior jerarquía), para exponerle cualquier problema o situación de carácter oficial o personal.