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Aprende a redactar

Autor: Aracely Ayala
Curso:
9,90/10 (10 opiniones) |53328 alumnos|Fecha publicación: 17/08/2007
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Capítulo 8:

 Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

Existen  tres  estilos  de  correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.

La forma  tradicional  de escribir cartas es en  estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.

El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.

Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.

ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA AL  MOMENTO DE ELABORAR UNA CORRESPONDENCIA

1.- Toda carta deberá ir escrita a espacio sencillo, independientemente del tamaño del texto (con letra tipo Arial  No. 11)

2.- Los márgenes dentro de la página, para el área de texto serán. 4 cm. a la izquierda y 3 cm. a la derecha; en el margen superior 4 cm. y margen inferior será de 3 cm.

3.- Un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.

4.- Se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del estilo o tipo de la carta.

5.- Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

6.- Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma (,) 

Ejemplo:        Atentamente,                       Cordialmente,                      Muy atentamente,

7.- La firma se hará de puño y letra, inmediatamente después de la despedida, sobre la antefirma, con TINTA AZUL. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.

8.- Evite expresiones como: "cien aniversario"  o  "quinientos aniversario". Elija correctamente los números:

Cardinales: Uno, dos, tres, cuatro, cinco, etc.

Ordinales: Primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, etc.

Partitivos: Mitad, tercio, cuarto, etc.

Conviene conocer lo signos matemáticos más frecuentes, cuando el ordinal acompaña directamente al nombre, evite las cifras a favor de las letras. Los ordinales primero y tercero del masculino pierden la "o" final.

9.- La numeración romana se utiliza principalmente para señalar siglos, el orden de sucesión de los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc.

Estos números deben escribirse siempre en letras versales o mayúsculas.

Ejemplo: Siglo XIX Rey V Capítulo I

Siglo XX        Enrique VIII              Capítulo VII

Siglo XXI       Juan Pablo II                       Título III

Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando las cantidades sean muy abundantes, debe recurrirse a las cifras; pero si solo se refiere a una cantidad dentro del texto, hay que preferir las letras.

10.- La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien por ciento", lo correcto es escribir: ciento por ciento. En estas expresiones no debe mezclar cifras y letras.

11.- Se debe dejar  un  espacio  entre 100  y  el signo tanto por ciento %, pues son dos elementos diferentes; pero el signo tanto por mil es con dos ceros en el divisor  0/00.

12.- Un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto, éstas ocupan un lugar importantísimo en la correspondencia comercial.

13.- En los documentos que requieran de parrafeado, se utilizan los siguientes esque-     mas (viñetas):

Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

CAPÍTULO I                            TITULO  I

CAPÍTULO II                           TÍTULO  II

CAPÍTULO III                          TÍTULO  III

14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea información u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas.

15.- El uso endémico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del "lenguaje comercial".

16.- Evitar las REDUNDANCIAS o las llamadas "frases con doble refuerzo", estas consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares; por otra parte la redacción es confusa y repetitiva.

17.- No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o términos en desuso:

            Agradeciéndole por anticipado

            En respuesta a

            Les anticipamos las gracias

            Prontas noticias

            Aprovechamos la ocasión

            Aprovechamos la oportunidad

            Quedamos a su disposición

            En espera de

            Quedo de usted

            Muy señores nuestros

            Muy señor mío

            De nuestra consideración

            Espero verme honrado

            Quedamos a sus órdenes

            Nos complace

            Ponemos en su conocimiento

            Con el agrado de siempre

            Nos es grato

            Q.e.s.m. (que estrecha su mano)

            Quedamos a la espera

            Tener el gusto de

            Deseando

            Se hace del conocimiento de

            Sin más por el momento

            Quedo atento y seguro servidor

            Esperando su pronta respuesta

            Su muy afecto amigo

            Su affmo. S.s. /su afectísimo y seguro servidor)

            A su órdenes

            La presente tiene por objeto

            Confirmándole

            Le suplicamos

            Se sirva notificaciones

            A la mayor brevedad posible

            De orden del señor

Damos respuesta

Se reitera de Ud. Su atto. y affmo. (se reitera de usted su atento y afectísimo)

            Rogándoles

            Les anunciamos

            Les informamos

            Nos reiteramos gustosos

            Nos permitimos

            A la espera

            Habiendo tenido conocimiento

            Cumplimentando

            Acuse recibo

            Adjunto a la presente

            Agradeciéndole de antemano

            Aprovecho la oportunidad

            De los corrientes

            Debidamente firmada

            Deseo por este medio

            Deseo por este medio explicarle

            El objetivo de la presente

            En contestación a su carta

            Es para mí un honor dirigirme

            Hemos recibido

            Me despido

            Me dirijo a usted

            Me suscribo

            No omito manifestarle

            Por medio de la presente

            Quisiera expresarle

            Mis agradecimientos

            Su atento y seguro servidor

18.- Algunas frases o términos sustitutos a emplear son:

            Esperamos que  

            Muchas gracias

            Anexo

            Le agradeceré

            Firmada

            Me es grato manifestarle que

            Expreso a usted atentamente

            Le comunico

            En relación con

            Agradezco su

            Apreciamos su comunicación del

            Atentamente

            Cordialmente

            Me es grato referirme a

            Respetuosamente

            Estimados señores

            Creo oportuno manifestarle

            Expreso a usted atentamente

            Le agradezco... gracias por

            Afectuosamente

            Hago referencia a su

19.-  Es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea (charlatanería, cháchara, palabrería). No utilice abreviaturas en la despedida.

20.-  Tratamientos especiales a personas cuyos cargos signifiquen dignidad, poder o cargos importantes:

Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

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