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Aprende a redactar

Autor: Aracely Ayala
Curso:
9,90/10 (10 opiniones) |53328 alumnos|Fecha publicación: 17/08/2007
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Capítulo 8:

 Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

Existen  tres  estilos  de  correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.

La forma  tradicional  de escribir cartas es en  estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.

El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.

Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.

ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA AL  MOMENTO DE ELABORAR UNA CORRESPONDENCIA

1.- Toda carta deberá ir escrita a espacio sencillo, independientemente del tamaño del texto (con letra tipo Arial  No. 11)

2.- Los márgenes dentro de la página, para el área de texto serán. 4 cm. a la izquierda y 3 cm. a la derecha; en el margen superior 4 cm. y margen inferior será de 3 cm.

3.- Un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.

4.- Se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del estilo o tipo de la carta.

5.- Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

6.- Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma (,) 
Ejemplo:        Atentamente,                       Cordialmente,                      Muy atentamente,

7.- La firma se hará de puño y letra, inmediatamente después de la despedida, sobre la antefirma, con TINTA AZUL. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.

8.- Evite expresiones como: "cien aniversario"  o  "quinientos aniversario". Elija correctamente los números:

Cardinales: Uno, dos, tres, cuatro, cinco, etc.
Ordinales: Primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, etc.
Partitivos: Mitad, tercio, cuarto, etc.

Conviene conocer lo signos matemáticos más frecuentes, cuando el ordinal acompaña directamente al nombre, evite las cifras a favor de las letras. Los ordinales primero y tercero del masculino pierden la "o" final.

9.- La numeración romana se utiliza principalmente para señalar siglos, el orden de sucesión de los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc.

Estos números deben escribirse siempre en letras versales o mayúsculas.

Ejemplo: Siglo XIX Rey V Capítulo I
Siglo XX        Enrique VIII              Capítulo VII
Siglo XXI       Juan Pablo II                       Título III

Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando las cantidades sean muy abundantes, debe recurrirse a las cifras; pero si solo se refiere a una cantidad dentro del texto, hay que preferir las letras.

10.- La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien por ciento", lo correcto es escribir: ciento por ciento. En estas expresiones no debe mezclar cifras y letras.

11.- Se debe dejar  un  espacio  entre 100  y  el signo tanto por ciento %, pues son dos elementos diferentes; pero el signo tanto por mil es con dos ceros en el divisor  0/00.

12.- Un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto, éstas ocupan un lugar importantísimo en la correspondencia comercial.

13.- En los documentos que requieran de parrafeado, se utilizan los siguientes esque-     mas (viñetas):

Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

CAPÍTULO I                            TITULO  I
CAPÍTULO II                           TÍTULO  II
CAPÍTULO III                          TÍTULO  III

14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea información u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas.

15.- El uso endémico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del "lenguaje comercial".

16.- Evitar las REDUNDANCIAS o las llamadas "frases con doble refuerzo", estas consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares; por otra parte la redacción es confusa y repetitiva.

17.- No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o términos en desuso:
            Agradeciéndole por anticipado
            En respuesta a
            Les anticipamos las gracias
            Prontas noticias
            Aprovechamos la ocasión
            Aprovechamos la oportunidad
            Quedamos a su disposición
            En espera de
            Quedo de usted
            Muy señores nuestros
            Muy señor mío
            De nuestra consideración
            Espero verme honrado
            Quedamos a sus órdenes
            Nos complace
            Ponemos en su conocimiento
            Con el agrado de siempre
            Nos es grato
            Q.e.s.m. (que estrecha su mano)
            Quedamos a la espera
            Tener el gusto de
            Deseando
            Se hace del conocimiento de
            Sin más por el momento
            Quedo atento y seguro servidor
            Esperando su pronta respuesta
            Su muy afecto amigo
            Su affmo. S.s. /su afectísimo y seguro servidor)
            A su órdenes
            La presente tiene por objeto
            Confirmándole
            Le suplicamos
            Se sirva notificaciones
            A la mayor brevedad posible
            De orden del señor

Damos respuesta

Se reitera de Ud. Su atto. y affmo. (se reitera de usted su atento y afectísimo)
            Rogándoles
            Les anunciamos
            Les informamos
            Nos reiteramos gustosos
            Nos permitimos
            A la espera
            Habiendo tenido conocimiento
            Cumplimentando
            Acuse recibo
            Adjunto a la presente
            Agradeciéndole de antemano
            Aprovecho la oportunidad
            De los corrientes
            Debidamente firmada
            Deseo por este medio
            Deseo por este medio explicarle
            El objetivo de la presente
            En contestación a su carta
            Es para mí un honor dirigirme
            Hemos recibido
            Me despido
            Me dirijo a usted
            Me suscribo
            No omito manifestarle
            Por medio de la presente
            Quisiera expresarle
            Mis agradecimientos
            Su atento y seguro servidor

18.- Algunas frases o términos sustitutos a emplear son:
            Esperamos que  
            Muchas gracias
            Anexo
            Le agradeceré
            Firmada
            Me es grato manifestarle que
            Expreso a usted atentamente
            Le comunico
            En relación con
            Agradezco su
            Apreciamos su comunicación del
            Atentamente
            Cordialmente
            Me es grato referirme a
            Respetuosamente
            Estimados señores
            Creo oportuno manifestarle
            Expreso a usted atentamente
            Le agradezco... gracias por
            Afectuosamente
            Hago referencia a su

19.-  Es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea (charlatanería, cháchara, palabrería). No utilice abreviaturas en la despedida.

20.-  Tratamientos especiales a personas cuyos cargos signifiquen dignidad, poder o cargos importantes:

Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

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