Veamos para qué sirve cada una de las carpetas que hemos creado.

La carpeta de "ASUNTOS A RESOLVER".- Colocar en ella las fichas o dossiers pendiente de cumplimentar resolver, en orden decreciente de urgencia: arriba lo que hay que hacer en primer lugar. Así, al abrir esta carpeta aparecerán ordenadas según deben ser realizados asuntos a resolver:

Cada nueva tarea ocupará en la carpeta el lugar adecuado, en función de su propio grado de urgencia y en comparación con la urgencia de las demás tareas ya clasificadas en la carpeta.

En cuanto se este disponible, se realizarán/resolveran los asuntos contenidos en esta carpeta, atendiendo al orden de urgencia establecido.

Una vez a la semana, al menos, ser revisará esta carpeta, se considerará la carga de trabajos en curso, y se adaptará el empleo del tiempo a ellos, asegurándose que el orden de urgencia sea o no modificado -simplemente descolocando fichas o dossiers -, en función de nuevos hechos o circunstancias surgidas.

De esta manera, la programación del trabajo se hace automáticamente, dejando la mente libre para poder centrar la atención en la tarea en curso.

La carpeta "ESPERAR RESPUESTA".- Cuando se trata de atender o resolver una cuestión cualquiera, es frecuente necesitar informaciones o directrices. Éstas se solicitan mediante nota, carta, teléfono o verbalmente. Mientras no se ha conseguido la respuesta, la tarea no puede progresar entonces se saca de la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER", en donde ya no tiene por qué estar, y se coloca en la carpeta "ESPERAR RESPUESTA".

Una vez por semana, al menos (lunes por la mañana) se revisará esta carpeta de "ESPERAR RESPUESTA" y las fichas o los dossiers para los cuales se impone un "relance" se extraen de la carpeta. En cuanto se hacen los procedentes relances, se anota en la ficha o el dossier que vuelven a colocarse en la carpeta "ESPERAR RESPUESTA". Si no ha sido posible hace el relance inmediatamente, el dossier se coloca en la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER" en la posición correspondiente a su grado de urgencia.

La carpeta "CURSAR".- Esta carpeta debe contener las fichas o dossiers correspondientes a:

Tareas terminadas que requieren un determinado control.

Ciertas circunstancias, o estados provocan a veces que determinados asuntos se mantengan en una fecha o situación determinadas. Entonces se hace necesario actualizar aquéllos y proceder en consecuencia Si tales tareas/asuntos se archivan de otras manera se corre el riesgo de olvidarse de ellos. actualización.

Esta carpeta de "CURSAR" hay que revisarla por lo menos una vez al mes.

La carpeta "EN RESERVA".- En esta carpeta se clasifican las fichas o "dossiers" correspondientes a asuntos que las circunstancias no hacen de actualidad, pero que se prevé serán de actualidad en un futuro próximo.

Ejemplo: Un dossier sobre un cliente que aplaza su resolución "sinedie" (hasta que se lleven a cabo los trabajos de traslado previstos de uno de sus centros de trabajo) sobre la propuesta de servicio/suministro que le presentamos en su día.

Nuestro interés de gestión nos recomienda "volver al tema" en determinada fecha del año en curso. Si simplemente se archivan, es muy posible que su existencia se olvide por completo.

Esta carpeta, ha de ser revisada una vez por trimestre al menos.