Continuamos dándole consejos para optimizar su trabajo.

Un momento para cada cosa y cada cosa a su momento.-

-Clasificar las propias ocupaciones. Dividir, caso necesario, el trabajo a realizar en etapas bien diferenciadas, que se aborden de forma sucesiva.

-En lo posible, no tratar más de un asunto a la vez, con continuidad y exhaustivamente.

-Evitar lo provisional. Regular, en lo posible, cada punto de forma definitiva.

-Utilizar una agenda u otro instrumento adecuado, para anotar -excepción hecha de los asuntos corrientes-, lo que deba examinar, despachar o realizar personalmente.

-Prever "tiempos libres" e "instantes de tranquilidad" en el curso de la jornada.

-Ser puntual en la observación de los plazos y compromisos contraídos.

-En lo posible fijar horas determinadas para realizar ciertas operaciones burocráticas y repetitivas (Correo, llamadas telefónicas, concertación y atención de visitas, ¿)

-En todo caso y pese al volumen de las propias ocupaciones y responsabilidades asumidas, la secretaria ha de aparecer siempre disponible al servicio del jefe y del propio departamento.

-Considerar la procedencia de disponer de cuatro carpetas, suficientemente rígidas para que sean duraderas, tituladas:

a)"ASUNTOS A RESOLVER"

b)"ESPERAR RESPUESTA"

c)"CURSAR"

c)"EN RESERVA"

De todas estas carpetas hablaremos en la siguiente lección.