1.4  Procedimientos

Son planes porque establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Los procedimientos detallan la forma exacta bajo las cuales ciertas operaciones o actividades deben cumplirse. En esencia, conforman una secuencia cronológica de las acciones requeridas.

Los procedimientos describen en forma detallada y cronológica la forma como deben desarrollarse las actividades de la empresa, participan todos los niveles y suelen ser rígidas en los niveles más bajos del personal y más flexibles en los niveles ejecutivos de la organización, ya que en los niveles menores se requieren controles más estrictos.

Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de acción en los trabajos rutinarios y repetitivos, logrando con esto obtener mayor eficiencia, puesto que las actividades se ordenan de un solo modo.

Habitualmente los procedimientos suelen traspasar las líneas departamentales, ya que involucran actividades de distintas unidades de la organización.

A modo de ejemplo, un procedimiento de administración de caja chica por parte de la secretaria del área de ventas sería:

* La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un memorándum, la emisión de un cheque para caja chica.

* En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,-

* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su aprobación.

* Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original y primera copia.

* Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de egreso...............

En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de cada una de las tareas que deben realizarse en cada operación o transacción de la empresa, considerando que debe anticiparse a todos los hechos posibles que puedan ocurrir en el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar alternativas de solución frente a diversos acontecimientos que influyan en el desarrollo normal de actividades.