Capítulo 10:

 Conceptos, Aplicaciones y Niveles de Administración

La administración es la conducción racional de las actividades de una organización o empresa para lograr los objetivos propuestos.

Desde que las empresas empezaron a organizarse en grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr individualmente, la administración ha sido fundamental para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales, con el fin de lograr los objetivos colectivos.

La administración como actividad racional tiene un sistema de conocimientos metódicamente fundamentados y un conjunto de: procedimientos, reglas e instrumentos, para la aplicación de estos conocimientos.

Las organizaciones o empresas se trazan objetivos, que al desarrollarse influyen, con sus interacciones, en el medio ambiente o la sociedad. También impone objetivos a la organización y ésta debe cumplirlos si quieren permanecer dentro del contexto social.

Existe una organización cuando dos o más personas se unen y coordinan sus actividades con el fin de alcanzar una serie de objetivos comunes.

El administrador y su papel

 

Para lograr los objetivos es indispensable que un líder o dirigente oriente el desarrollo de las funciones administrativas en la organización.

Las organizaciones están compuestas, fundamentalmente, por personas; que se organizan, internamente, en grupos. Y el administrador es ante todo un ser humano, muy cercano a sus colaboradores y a la tecnología. Es un líder que debe sincronizar el trabajo de los individuos y de los grupos (comunicación formal e informal).

Su papel de líder debe contener al menos estas cualidades:

• Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diversas fuerzas motivadoras, en distintos momentos y en diversas situaciones (actitudes)
• Habilidad para inspirar y fuerza para actuar de forma tal que establezca un clima para responder y para despertar motivaciones (aptitudes)
• Estilo de líder (observar, escuchar y analizar).

El líder debe:

v Ser una persona muy humana

v Hacer de la tecnología su mejor herramienta

v Pensar y obrar con visión (hacia el futuro)

v Abrir y promover canales de comunicación  y participación

v Conocer y saber cuáles son sus colaboradores directos, sus talentos, conocimientos, fortalezas y debilidades

v Hacer el camino y dirigir la marcha para que el equipo de hombres lo sigan.

RECUERDE

Competencia: es la característica de una persona, ya sea innata (cualidades y habilidades) o adquirida (conocimientos y experiencia), que está relacionada con una actuación exitosa en un puesto de trabajo.

Sistema Administrativo

El administrador no debe olvidar que no trabaja en el vacío o en un sistema que no es afectado por influencias externas. El administrador que dirija: un gobierno, una compañía, un departamento o una sección dentro de una organización, siempre deberá tener en cuenta las diferentes influencias, tanto internas como externas, que puedan afectar su trabajo en la organización.

No podemos imaginarnos a un gerente de ventas, tratando de administrar un grupo de vendedores sin considerar factores internos como la ingeniería de la empresa, la manufactura y la publicidad; e influencias externas como: las condiciones económicas, el mercado, el estado de la tecnología y su influencia sobre el producto, las reglamentaciones gubernamentales, las vastas áreas de implicaciones y presiones sociales; así como las actitudes y otros factores personales que los vendedores traen de su ambiente familiar, educativo, entre otros.

La compañía, el departamento o la sección: representan un sistema. Un departamento opera dentro del sistema de una compañía. Tanto el departamento como la compañía forman parte de un sistema complejo, de elementos que interactúan y afectan su desarrollo.

Un sistema es como un conjunto de partes o unidades, con sus respectivas relaciones, formando una coherente totalidad (unidad). Un sistema abarca un todo, que no puede tomarse en partes sin que pierda sus características básicas, y por ello debe analizarse como un todo (Holismo).

Cualquier actividad que se desarrolle, es el resultado de otras actividades (subactividades o subsistemas) y éstas de otras; y así simultáneamente formando una gran cadena (ver Teoría de los Sistemas).

Ejemplo:

El cuerpo Humano es un organismo complejo. Puede considerarse como un sistema compuesto de muchos subsistemas como: el óseo, digestivo, circulatorio, nervioso… (Relacionarlo con el ejercicio 2).

La Administración como Proceso

 

Para que la definición de Empresa pueda cumplirse a cabalidad necesita de un proceso administrativo, como sistema compuesto, que comprende cuatro subsistemas, a saber:

ü Planeación: determina las metas y objetivos que se van a realizar y la forma como se van a llevar a cabo

ü Organización: Agrupa  el trabajo en forma integral (formal e informal) y establece las líneas de autoridad y de responsabilidad

ü Dirección (Motivación): conduce a las personas a proceder con gusto y entusiasmo (sentido de pertenencia) hacia el logro de los objetivos deseados.

ü Control: verifica si se ha llevado a cabo lo planeado

(Véase Figura 2.1)

Los cuatro subsistemas del proceso administrativo están influenciados por el medio ambiente interno y externo (suprasistema ambiental)

La Administración y la Toma de Decisiones

 

El administrador debe tomar decisiones a diario, es por eso que debe tener conciencia clara del proceso que se debe seguir y la necesidad de tratar de equivocarse menos al tomar la decisión.

Las nociones de premisas de la decisión, las cuales pueden ser o no programadas, a través de métodos matemáticos o métodos heurísticos (arte de inventar), para las programadas; y a través de métodos o programas simulados en los sistemas de computación, para las no programadas.

Hay que destacar que la principal habilidad de un gerente es la toma de decisiones, por eso debe sortear aspectos que atentan contra una mejor decisión como son: la falta de información, el tiempo, aspectos internos y externos, que son variables, y en ocasiones se encuentran fuera del control de un administrador o gerente. Además hay que saber manejar los aspectos subjetivos que tienden a amañar las decisiones y las hacen menos eficaces.

Douglas McGregor, en 1960, planteó la administración como una profesión, lo cual dio la oportunidad de relacionar el logro de objetivos con el trabajo humano; para lo cual debe mejorar la práctica con el concurso del conocimiento científico.

Otras concepciones están centradas en las funciones administrativas: ¿qué hace?, ¿cómo distribuye el tiempo?, ¿cómo aprovechan los recursos?, entre otros. Son algunas de las inquietudes que el administrador debe mejorar para una eficaz “Toma de Decisiones”.

Figura 2.1 Suprasistema Ambiental

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