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Administración de una bodega

Autor: CARLOS DORIAN AÑAZCO BAQUERO
Curso:
8,86/10 (9 opiniones) |4727 alumnos|Fecha publicación: 06/08/2010
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Capítulo 12:

 Control de inventarios


Definición

El control de inventarioses la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comúnmente en:

Materias primas

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros y materiales

Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios  un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la empresa, los inventarios representan una inversión, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado.

En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los materiales y a su control.

En servicios el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulación y se da muy poca importancia a los materiales. 

En las empresas comerciales, los inventarios son de vital  importancia.  

  ¿Por qué se deben tener Inventarios?

  La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco práctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado.

 

Otras razones son:

a)   Reducir los costos de manejo de materiales

b)   Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento

c)   Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos

d)   Lograr una recuperación favorable de la inversión

 

¿Qué son losinventarios?

El inventario es, por lo general, un activo  en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de materiales utilizados, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

  • Compras
  • Devoluciones en compra
  • Gastos de compras
  • Entregas
  • Devoluciones en las entregas
  • Materiales en tránsito
  • Materiales en consignación
  • Inventario (final)

En la cuenta Compras se incluyen los materiales comprados durante el periodo contable con el objeto de tener en existencia.  No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,  Edificios, etc.  Esta cuenta compras tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa,
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia.  Para tener una idea suficiente con dos ejemplos.

Independientemente del sistema de gestión de stock que emplee la empresa, deben hacerse recuentos periódicos de las existencias.  Estos recuentos o inventarios se realizan:

§ Al menos anualmente, que sirve como base para la elaboración de las cuentas anuales de la empresa.

§ Recuentos periódicos que se realizan para detectar errores cuando se emplea un sistema de revisión continua.

§ Recuentos que sirven como base para realizar los pedidos cuando se emplea un sistema de revisión periódico.

Realizar un inventario supone contar todos los artículos de una bodega, aunque también pueden hacerse recuentos parciales de un sector o sección.  Es una tarea laboriosa, en la que se procede de la siguiente forma:

1.- Elección del momento del inventario.-  Para hacer recuentos, cuantas menos operaciones se realicen en la bodega mejor.  Se deben elegir fechas con poca actividad, ya que se reducirá el número de unidades a contar.

En cuanto a la hora, deben elegirse los momentos en los no haya nadie trabajando.  En empresas con turnos de mañana, tarde y noche, la elección del momento adecuado es más complicada.

2.- Organización del inventario.-  En esta fase se debe organizar el personal y los recursos con que se realizará el inventario.  El personal puede ser de la propia empresa, o acudir a la subcontratación de trabajadores de trabajo temporal.

En cuanto a los medios materiales, se pueden emplear medios para registrar las unidades que se van contando.  Impresos de inventarios en los que se van anotando las referencias y unidades.  Lectores de códigos de barras,  en este caso, se lee el código de barras del artículo con el escáner, y se teclea la cantidad de cada referencia que se ha contado.

3.- Preparación de la bodega.-  Una vez seleccionado el personal y los medios materiales, se procede a colocar la bodega.  El fin de esta tarea es facilitar la labor del personal, y reducir el nivel de errores.

4.- Recuento físico.-  Antes de comenzar en recuento, es preciso organizar al personal.  Se suelen asignar zonas de la bodega a cada trabajador, también se debe instruir a cada persona en la tarea que le corresponda, antes de comenzar a contar.

El recuento físico consiste en ir anotando en las hojas de inventario todas las unidades que se encuentran en la bodega.  Cuando es preciso elevar al personal para acceder a las existencias, puede hacerse mediante montacargas elevadoras, siempre y cuando estén dotadas de la jaula de seguridad correspondiente.

5.- Toma de muestras.-  Esta tarea la realizan los auditores de la empresa o bien los responsables de la bodega.  Consiste en seleccionar una serie de referencias representativas del surtido y contar el número de existencias de cada una.  Con esta labor se decide si el inventario se ha realizado correctamente o no.

6.-  Ingreso del inventario en el ordenador.-  Una vez contadas todas las existencias de la bodega,  se junta toda la información recogida en las hojas de inventario e introduce en el ordenador.

7.- Análisis de muestras.-  En esta fase se imprime el listado de referencias y se comprueban con las muestras que se tomaron durante el inventario.  Para que el inventario sea dado por bueno, deben coincidir al menos el 90% de las muestras.  En caso que no coincidan deben analizarse los posibles errores que se hayan producido, tales como:

v Se cuentan como referencias iguales, productos distintos.

v Se producen errores al contar las existencias de cada referencia.

v Algunos artículos no son contados.  Puede deberse a que no son visibles en la bodega, o están en lugares de difícil acceso.

v Algunos artículos se cuentan dos veces.  Puede deberse a una mala planificación del inventario, o a un error del encargado del recuento en la zona.

8.- Actualización del stock registrado.-  Una vez el inventario ha sido validado y dado por bueno, se sustituye el stock registrado en los ordenadores por el nuevo inventario según el recuento realizado. 

 

Sistemas de inventario

ElSistema de Inventario Perpetuo:

En el sistema de Inventario Perpetuo, la empresa mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. La empresa  puede determinar el costo del inventario final   directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, las empresas utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar.  El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la bodega, reponiéndose las existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega.

En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener el stock determinado por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilización del inventario perpetuo permite:

Ø Mantener la información del  stock al día y actualizada.

Ø Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de entradas y salidas es diaria.

 

Realizar despachos “reales” a los dptos. no basados en cantidades supuestas

Que el departamento de producción sepa con que suministros puede contar.

Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas.

Mantener la información “al día” de los productos que deben ser eliminados de las existencias (dados de baja  por daños, mermas u otras causas).

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En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar y controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

El Sistema de Inventario Periódico

En el sistema de inventario periódico la empresa no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo,  hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final.  Ésta es la cifra del inventario que aparece en el Balance General

El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos  que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, la empresa debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un departamento le solicita ciertas cantidades disponibles, el Jefe de bodega puede visualizar las mercancías existentes.

En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc.  Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que tienen una utilización monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor valor monetario, después de cada revisión, se hace un pedido.  La magnitud de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entre las comprobaciones.  Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado.

En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta.

El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden.

Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lugar.

Métodos de costo de inventarios

Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costo de inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS).

 

Costo Unitario Específico:

Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo específico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automóvil "x" es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000.

Costo Promedio Ponderado:
El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período.  Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, bodega  debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de los materiales entregados. Bajo este método PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen a esto se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS):
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen.  Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

Codificación por barras

 
 ds

Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente.

Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores.

La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982.  Los códigos son ahora un método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que identifican una partida de  inventario, su costo, su localización y otra información necesaria del inventario.  Son también muy útiles para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos.

Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar.

En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador.


Codificación de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 (que consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el código  EAN-8      

(que consta de ocho dígitos).

EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13° es un dígito de control que sirve para detectar lecturas erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen.

 
 ean

Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de mercaderías, etc.

Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo.  Los códigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto.


Los lectores se debieran ubicar en la bodega de recepción de materiales para registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta “leer” con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la bodega de despacho, donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador rebajará automáticamente.

El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico.

Capítulo anterior - La gestión de stocks

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