12.176 cursos gratis
8.741.793 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Administración de una bodega

Autor: CARLOS DORIAN AÑAZCO BAQUERO
Curso:
8,86/10 (9 opiniones) |4727 alumnos|Fecha publicaciýn: 06/08/2010
Envýa un mensaje al autor

Capýtulo 10:

 Las compras

Importancia

La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción.  El encargado del departamento de compras es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.

Lo primero es saber que se va a comprar, para eso hay que verificar cada una de las Partidas y con el presupuesto lo que se necesita y de cuanto dinero se dispone, primero, tómese su tiempo en planificar.

Uno de los grandes problemas que suele ocurrir en las Empresas, es la poca eficiencia en la compra de materiales.  Cuando no se planifica correctamente no solo se pierde tiempo y dinero al ir a comprar varias veces, sino que al faltar materiales los trabajos no avanzan y en si toda la obra se retrasa.

No olvide que muchas veces hay productos que no están disponibles y deben encargarse, otras veces el material puede estar agotado y hay que reemplazarlo por otro similar.

Consejos  prácticos para el Departamento de Compras

1.- Pregunte por el sistema de despacho que tienen los negocios, muchas veces resulta más económico que alquilar un transporte.

2.- Antes de retirar los materiales revise que todo venga en buen estado

3.- Si no cuenta con espacios adecuados para almacenar productos inflamables de acuerdo a las exigencias del fabricante, es mejor que estos productos se los compre el día que se va a utilizar.

4.- Siempre guarde una copia de las facturas y los comprobantes de pago para tener un respaldo de sus compras.

Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada empresa, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.

Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una empresa deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
   orden
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el encargado de bodega los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego  emite un informe de recepción.

Este formato contiene

-      - Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripción de los artículos
- Diferencia con la orden de compra (artículos dañados)
- Firma autorizada
El original lo guarda el encargado de bodega. Las copias se envían al departamento de compras,  al departamento de contabilidad  y al empleado  que inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de los materiales ingresados.

Investigación y selección de proveedores

¿Qué tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa pondríamos o estamos poniendo en sus manos?, ¿Qué tan seguros nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un proveedor.

¿Cuán complicado puede ser seleccionar proveedores en estos días?, el caso es que tenemos mucho de dónde elegir, pero el problema es escoger el indicado que cumpla con nuestras necesidades, sin embargo debemos considerar que el 100% de éstas no serán cumplidas, ya que este porcentaje no existe en la vida real.

Para solucionar lo anterior se debe obtener un número adecuado de proveedores, que satisfagan ciertos puntos críticos, así que lo primero, es identificar éstos:

• Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos críticos.

• Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor.

• Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo vemos en productos, también se puede negociar para servicios. Una garantía nos asegura que lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos venderán algo que después ellos tendrán que cambiar o arreglar y para nuestro favor además, en caso de falla disminuimos el tiempo (dinero), ya que no tendremos que estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo problema.

• Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da solución a esto. En éste debemos especificar bien cuales son los tiempos de respuesta y los tipos de falla. Bueno, lo anterior dependerá de lo que adquirimos, por lo cual queda a la imaginación de ustedes.

• Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las más críticas.

Los puntos anteriores deben estar en equilibrio, esto es, que nos satisfagan y den una real solución a nuestras necesidades, no debemos dejar de lado ninguno de estos por mejorar el otro.

Lo antes mencionado, es solo una guía para nosotros, nunca debemos mencionar esto al proveedor.

Ahora bien, volviendo al punto de la selección de proveedores, la idea es realizar una apropiada selección antes de efectuar alguna compra, de lo contrario esto nos implicaría una mala  decisión, o una errónea evaluación respecto al proveedor. La idea principal de esto es descartar proveedores de una forma efectiva, para quedarnos con un número fácil de manejar y que sean casi de confianza (aún no podemos confiar en ellos).

Como recomendación, podemos comenzar la negociación colocando todas las cartas (necesidades) sobre la mesa y poco a poco guiarlos hacia nuestra zona,  esto nos facilitará la negociación y verán que obtendrán buenos resultados. De esta forma nuestra evaluación del proveedor,  será clara y fácil de realizar, así como también justa.

Algo que nos aproxima más a la meta, es conocer la “Misión” y “Visión” de la empresa (proveedor) y si está dentro de nuestras expectativas.  El proveedor no trabaja para nosotros, sino que trabaja con nosotros, ya que es un aliado muy importante dentro de nuestra empresa

Aspectos importantes en los negocios con proveedores. También es importante conocer la experiencia que tiene dentro de nuestra área de trabajo, esto es, cuánto conoce él sobre el negocio, cuánto tiempo lleva en el mercado, con quién ha trabajado y, como dato importante, siempre conoceremos a alguien de las empresas a las que el proveedor haga referencia, es válido y sano preguntar.

Consideremos que debemos cuidar nuestro negoció y nuestro trabajo, no lo digo solamente por un posible despido ante una mala decisión, lo digo también, por que si la empresa pierde todos perdemos, inclusive el proveedor.

Por lo cual siempre es importante como primera aproximación del proveedor a nuestro negocio, una carta de presentación de la empresa, que nos de respuesta a lo antes mencionado. Bueno, también es de gran ayuda que nosotros le mostremos la Misión y Visión de nuestra empresa, para dar a conocer nuestros objetivos, nuestro “Norte”, la idea de un buen proveedor no es utilizarlo y desecharlo, sino, mantener una buena relación de negocios en el tiempo.

Otra cosa que debemos tener en consideración, aunque es pisar terreno “difícil”, es evaluar al proveedor (al ejecutivo de cuenta), hasta el momento hemos hablado de la empresa proveedora, pero siempre existe una persona que representa los intereses de ésta.

Un mal negocio en ocasiones es por un mal negociador, es por eso que siempre la primera impresión es importante, y lo siguiente es ver cuanto interés tiene en dar solución a nuestros problemas.  

Para una evaluación de este tipo, debemos poseer una capacidad de análisis y conocimiento de las personas, lo cual es muy difícil. Pero para facilitar este trabajo, debemos enfocarnos en lo siguiente:

El proveedor debe:

• Saber escuchar y comprender nuestra problemática, no podemos permitirnos gastar tiempo y esfuerzo en hacerle entender cuales son nuestras necesidades, pero para esto, debemos nosotros tener claro cuales son, de lo contrario, los malos negociadores somos nosotros.

• Dejar que lo guiemos hacia nuestra zona, coma ya mencionamos, la idea es que entregue solución a nuestros puntos críticos, que busque solución a otras cosas, no es malo, pero el tiempo es dinero.

• Dar respuestas claras, las respuestas ambiguas solamente causan pérdida de tiempo, así como desorientación, que nos dirige directamente a una mala decisión.

• Dar soluciones reales, si bien la solución puede ser una verdadera maravilla, esta debe estar acotada por los puntos críticos. De lo contrario, no sería viable.

Finalmente crear una pequeña base de datos donde tendremos a nuestros proveedores, identificándolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudará a seleccionarlos dependiendo de nuestras necesidades.

La selección de proveedores no es nada más que una metodología ordenada y algo de conocimiento sobre las personas, una sin la otra dan resultado, pero ambas trabajando en conjunto podrían dar un excelente resultado.

Capýtulo siguiente - La gestión de stocks
Capýtulo anterior - Rotación de materiales

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratarý tus datos para realizar acciones promocionales (výa email y/o telýfono).
En la polýtica de privacidad conocerýs tu derechos y gestionarýs la baja.

Cursos similares a Administración de una bodega



  • Výdeo
  • Alumnos
  • Valoraciýn
  • Cursos
1. Administración de empresas
Con este curso vas a conocer las herramientas básicas de la administración de las... [04/10/05]
42.676  
2. Administración empresarial
La administración empresarial sirve para utilizar racionalmente los recursos de... [13/05/10]
2.831  
3. Administración de empresas agropecuarias
Este curso ofrece algunas pautas para las empresas agropecuarias. Sobretodo,... [29/11/05]
5.116  

ýQuý es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail