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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opiniýn) |2737 alumnos|Fecha publicaciýn: 23/06/2010
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Capýtulo 9:

 Vista preliminar en Access

En realidad, la figura 10.4 es una de las posibles ventanas de un informe terminado. En concreto, es la ventana de presentación del informe que también recibe el nombre de vista preliminar.

Es más que posible que esta ventana te suene, ya que es similar a la que utilizan otras aplicaciones (como Word y Excel) a la hora de imprimir un documento. Esta vista preliminar sirve para asegurarse de que el resultado obtenido es el deseado antes de enviar a imprimir realmente.

Observa en la figura 10.4 que el puntero del ratón tiene forma de lupa con un signo + dentro de ella. Si haces clic sobre el documento, verás el texto más grande. Vuelve a hacer clic y verás de nuevo el documento a página completa.

Piensa que la vista preliminar sólo sirve para ver el resultado del informe y, por tanto, no hay muchas operaciones que se puedan llevar a cabo con ella.

En la cinta de opciones, aparecen un conjunto de botones con la siguiente función:

ð Imprimir. Si te gusta lo que ves en la vista preliminar, puedes imprimir el documento haciendo clic en este botón. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir donde dar las últimas instrucciones antes de la impresión, como son el número de copias, el intervalo de páginas o la impresora que las imprimirá.

ð Zoom. Este botón tiene la misma función que el puntero del ratón sobre el informe: actúa como un interruptor mostrando detalles del informe o el informe a página completa. Si pulsas la flecha que indica desplegable podrás fijar el porcentaje de zoom que se quiere aplicar al informe. En la barra de estado tienes los mismos controles que en este comando.

ð Una página. Este botón muestra una única página del informe. Junto con los dos siguientes define el número de páginas que se ven a la vez en pantalla.

ð Dos páginas. Este botón muestra en pantalla dos páginas consecutivas del informe.

ð Más páginas. Este botón es útil para los documentos de gran tamaño. Permite indicar a la vista preliminar que muestre varias páginas a la vez. Para usarlo, haz clic sobre él y arrastra (sin soltar) hasta definir el número de páginas que quieres ver.

ð Diseño de página. Este grupo de comandos sirve para configurar la página. Cambia la orientación o el tamaño de la hoja; si pulsas en márgenes podrás elegir entre tres opciones predefinidas. La casilla Imprimirsolo los datos hace que no se imprima el encabezado

ð Datos. Este grupo de comandos sirve para que además de imprimir, exportes el informe a otros tipos de archivo.

ð Cerrar. Este botón cierra la vista preliminar.

Observa que en la parte inferior de la vista preliminar aparecen unos botones similares a los vistos en los formularios y hojas de datos para moverse entre los registros de las tablas.

En este caso, estos botones sirven para moverse entre las páginas del informe (cuando tiene más de una), y su nombre explica perfectamente su función:

ð Primera página. Este botón muestra la primera página del ­informe.

ð Página anterior. Este botón muestra la página anterior del ­informe.

ð Recuadro de página. En el recuadro central, puedes escribir el número de página del informe a la que quieras ir. Cuando pulses Intro, Access mostrará dicha página automáticamente.

ð Siguiente página. Muestra la página siguiente.

ð Última página. Muestra la última página del informe.

Vista de diseño de informes

Al igual que en el caso de los formularios, los informes tienen una vista de diseño propia que sirve para modificar un informe una vez creado.

Para abrir esta vista de diseño, haz clic en el comando Ver de la cinta de opciones y elige el modo de vista que buscamos.

Si prefieres hacerlo desde el panel de exploración, sólo tienes que hacer clic secundario sobre el informe correspondiente y elegir la opción Vista Diseño.

La figura 10.5 muestra la ventana de diseño del informe creado con el asistente. Esta ventana se usa igual que la ventana de diseño de los formularios. De este modo, podrás usar las técnicas vistas en los formularios para añadir controles, para modificar su tamaño o posición, para asignarles los formatos que desees, para incluir controles calculados, etcétera.

diseño de informe

Figura 10.5. Ventana de diseño del informe

De hecho, ahora deberías usar todas esas técnicas para mejorar la apariencia de este informe y que se vean todas las etiquetas. A continuación te mostramos algunas pistas sobre las operaciones que hemos llevado a cabo para obtener la apariencia del informe de la figura 10.6:

informe tras los cambios introducidos

Figura 10.6. El informe tras los cambios introducidos

ð Aumentar el tamaño de la etiqueta de la sección Encabezadodel informe para que se vea completo el título: Informe de alumnos por cursos.

ð Reducir el tamaño del control IdCurso, así como de su etiqueta correspondiente.

ð Modificar algunas etiquetas para reducir su contenido. Por ejemplo, Fecha de inicio la hemos convertido en Fecha inicio y Alumnos_Nombre en Nombre alumno.

ð Reducir el tamaño del control Precio y de su etiqueta.

ð Eliminar el control IdAlumno y su etiqueta, ya que no aporta información ninguna.

ð Aumentar el tamaño del control Apellidos.

ð Aumentar el tamaño y mover las etiquetas para que muestren todo su contenido justo encima del control correspondiente.

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