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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 5:

 Access. Modificar consultas

Las consultas, al igual que el resto de elementos de Access, se pueden modificar siempre que se desee. Como ocurría en los formularios y en las tablas, para realizar cualquier cambio en las consultas hay que abrir la vista de diseño.

Algunas de las formas de modificar una consulta son muy sencillas (o ya las conocemos), y sólo les vamos a dedicar una mención:

ð Ya sabes cómo añadir condiciones a las consultas.

ð Para borrar condiciones, solamente tienes que hacer clic en la condición en cuestión y borrarla utilizando las teclas Supr o ­Retroceso.

ð Para aumentar el ancho de una columna en la consulta, sitúa el puntero del ratón en la línea que separa las dos columnas y cuando se convierta en una doble flecha, haz clic y arrastra sin soltar hacia la izquierda o la derecha.

ð Como el orden de las columnas en la ventana de diseño de las consultas define el orden en que se muestran los datos en el resultado de la consulta, es importante saber cómo modificar ese orden. Para cambiar de posición una columna en la consulta, has de seguir estos pasos (es muy parecido al método usado en la hoja de datos de la tabla):

1.  Haz clic en el recuadro gris situado justo encima (está marcado en la figura 9.3). Observa que se selecciona toda la columna.

2.  Una vez seleccionada la columna, vuelve a hacer clic y, sin soltar el botón del ratón, arrastra la columna a la posición en la que quieras situarla. Observa que Access muestra con una línea vertical gruesa la posición en la que va a situar la columna.

3.  Suelta el botón del ratón cuando veas que Access muestra la columna en la posición deseada.

Sin embargo, hay otras formas de modificar el diseño de la consulta que debes conocer y que se explican en los apartados siguientes.

Añadir más tablas a una consulta

Las consultas no han de estar basadas sólo en dos tablas. Pueden estar basadas en tantas tablas como se desee. Eso sí, nuestro consejo es que utilices consultas con tablas relacionadas. Para añadir más tablas a una consulta ya existente, utiliza los siguientes pasos:

1.  Abre la vista de diseño de la consulta.

2.  Haz clic en el comando Mostrar tabla del grupo Configuración de consultas en la cinta de opciones.

3.  En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, aparecerán las tablas existentes en la base de datos. Haz doble clic en la tabla que quieras añadir.

4.  Repite el paso 3 para cada una de las tablas que quieras añadir.

5.  Cuando hayas añadido todas las tablas que desees, haz clic en Cerrar.

Una vez que aparezcan en la vista de diseño todas las tablas que quieras usar en la consulta, introduce las condiciones que desees igual que si fuera una consulta de una sola tabla.

Prueba ahora a añadir a la consulta Profesores de Madrid el resto de tablas de nuestra base de datos de ejemplo: Cursos, Alumnos y AlumnosPorCurso. Observa en la figura 9.4 el resultado.

consultar con cuatro tablas

Figura 9.4. La consulta con cuatro tablas

Utiliza el comando Guardar objeto como del menú del Botón Office para guardar la nueva consulta con el nombre Consulta de cuatro tablas.

Añadir o eliminar campos en la cuadrícula QBE

Dos de las operaciones más habituales a la hora de modificar una consulta son añadir nuevos campos a la cuadrícula QBE o eliminar alguno de los existentes.

Para eliminar, que es más sencillo, simplemente hay que seguir los dos siguientes pasos:

1.  Seleccionar el campo que se quiere eliminar haciendo clic en el recuadro existente encima de su nombre (marcado en la imagen de la figura 9.3).

2.  Pulsar la tecla Supr.

Del mismo modo, se puede añadir un campo también en cualquier momento. Los siguientes pasos indican cómo:

1.  Asegúrate de que la tabla en la que se encuentra el campo que quieres añadir aparece en la parte superior de la vista de diseño. Si no es así, añade la tabla a la consulta como mostramos en el apartado anterior.

2.  Si es necesario, utiliza la barra de desplazamiento de la lista de campos en cuestión para ver el nombre del campo.

3.  Haz clic en el nombre del campo que quieras añadir y, sin soltar el botón del ratón, arrástralo a la cuadrícula QBE hasta la posición en la que desees situarlo.

Si en lugar de arrastrar el nombre del campo haces doble clic sobre él, se añadirá rápidamente el campo en la primera columna que esté libre. Si quieres situarlo en otra posición, ya sabes que sólo tienes que seleccionar la columna y arrastrarla a la posición deseada.

Ocultar un campo en el resultado

Otra de las acciones que se pueden llevar a cabo en la cuadrícula QBE es ocultar alguno de los campos existentes en dicha cuadrícula. Aunque ahora pueda parecerte absurdo, hay dos casos en los que se utiliza mucho esta posibilidad:

ð Cuando se ha creado una consulta de varias tablas relacionadas utilizando el Asistente para consultas sencillas, lo normal es que aparezca varias veces en el resultado el campo que se utiliza para relacionar las tablas. Es mucho más elegante ocultar campos para que sólo se vea uno.

ð Se pueden incluir campos en la cuadrícula QBE con el único fin de especificar condiciones que se hayan de cumplir. En estos casos, no interesa que se vea el campo en el resultado de la consulta, pero es imprescindible que esté en la cuadrícula QBE para poder incluir las condiciones.

En estos casos, y en cualquier otro que quieras tener un campo en la cuadrícula QBE pero que no se vea en el resultado, lo único que tienes que hacer es desmarcar la casilla de verificación de la fila Mostrar (haz clic en la casilla para quitar la marca que hay dentro).

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