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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 8:

 Informes en Access

Objetivos del capítulo 8, 9 y 10

•   Creación de informes.

•   Las secciones en los informes.

•   Modificar los informes.

Seguramente se te plantearán situaciones en las que sea imprescindible tener la información de tu base de datos en papel. En este capítulo vamos a aprender a crear informes.

Aprenderás a usar la ventana preliminar de informes, a modificar los informes usando la vista de diseño, a ver las secciones de un informe, a modificar el tamaño de los informes y formularios, a añadir imágenes y a modificar una consulta base de un informe.

Los informes

Vamos a terminar los capítulos sobre Access con los informes. Los informes son los elementos de las bases de datos pensados para imprimir los datos en papel.

Las técnicas para crear y modificar los informes son prácticamente las mismas que las utilizadas con los formularios. Las únicas diferencias provienen del hecho de que mientras los formularios se usan para introducir, modificar y ver los datos de las tablas, los informes están diseñados para imprimirlos. Esto implica que, por ejemplo:

ð No tenga sentido en los informes el uso de controles que impliquen la intervención del usuario. Por ejemplo, no tiene sentido incluir un cuadro combinado en un informe, ya que no hay forma de que el usuario pueda seleccionar una opción en un papel impreso.

ð Las secciones toman una especial importancia en los informes, que no tienen en los formularios.

La figura 10.1 muestra los datos de un curso tal y como se imprimirán. De hecho, esto es un informe en la vista que muestra cómo aparecerán los datos al imprimirse en papel. En los siguientes apartados, vamos a ver cómo crear y modificar este informe.

ejemplo de informe

Figura 10.1. Ejemplo de informe

Crear un informe

La forma de crear un informe es similar a la usada para los formularios: emplear un asistente. Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo:

1.  En el panel de exploración, haz clic sobre el menú y elige Informes.

2.  Haz clic en la ficha Crear y ejecuta el Asistente para informes del grupo Informes para abrir la primera ventana del asistente.

3.  Utiliza esta ventana de igual forma que en los ejemplos de formularios. Si quieres usar datos de varias tablas, añade campos de tantas ­tablas como desees. En nuestro ejemplo, hemos añadido los campos IdCurso, Nombre, FechaInicio, FechaFin y Precio de la tabla Cursos. De la tabla AlumnosPorCurso el campo IdAlumno. Y de la tabla Alumnos, el nombre, los apellidos y el teléfono móvil.

4.  Al hacer clic en Siguiente, aparece la segunda ventana del asistente (figura 10.2). En ella, al ser varias las tablas involucradas, Access pregunta si quieres mostrar la información por Curso o por Alumno. A nosotros nos interesa por cursos, así que haz clic en Siguiente.

segunda ventana del asistente

Figura 10.2. Segunda ventana del asistente

5.  La siguiente ventana pregunta si quieres agrupar los datos por algún tipo de campo. Es útil si se desea realizar alguna suma o contar algún tipo de dato. En este ejemplo no tiene sentido, así que haz clic en Siguiente.

6.  La siguiente ventana permite clasificar la salida por un campo (igual que ocurría en las consultas). En nuestro ejemplo, es útil ordenar los alumnos de los cursos primero por nombre y, después, por apellidos (figura 10.3).

informe de varias tablas

Figura 10.3. El informe de varias tablas terminado

7.  Tras hacer clic en Siguiente, hay que decidir en la nueva ventana la distribución de los datos (haz clic en las distintas opciones y verás el resultado en el cuadro de ejemplo) y la orientación. Nuestro consejo es que elijas la orientación Horizontal.

8.  Al hacer clic en Siguiente, la nueva ventana muestra los distintos estilos aplicables al informe. Nosotros hemos dejado la ­opción Oficina.

9.  Por último, haz clic en Siguiente, escribe el título del informe (Informe de alumnos por cursos) y haz clic en Finalizar.

La figura 10.4 muestra el resultado final de esta larga secuencia de pasos.

secuencia pasos access

Figura 10.4. El informe de varias tablas terminado

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