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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 4:

 Consultas de varias tablas y de totales 

Objetivos del capítulo 4, 5, 6 y 7

•   Realizar consultas de varias tablas.

•   Consultas de agrupación y de totales.

•   Creación de consultas basadas en consultas.

Al igual que en los formularios, en las consultas podemos hacer participar a varias tablas. En este capítulo aprenderemos a crear consultas basadas en campos de varias tablas, a introducir condiciones en consultas de varias tablas, a modificar las consultas añadiendo y quitando tablas y campos.

También aprenderemos a crear consultas de totales o de agrupación, a incluir campos calculados en consultas y a crear consultas basadas en otras consultas.

Consultas de varias tablas

En el capítulo 7, vimos cómo crear consultas con una única condición y con varias condiciones. También vimos que estas condiciones podían referirse a uno o a varios campos.

Sin embargo, hasta ahora todas las consultas incluyen condiciones relativas a campos de una única tabla.

Por ejemplo, en el capítulo 7 vimos condiciones de todo tipo pero siempre sobre campos de la tabla Profesores.

En este apartado vamos a ver cómo crear consultas de datos de más de una tabla. El objetivo de este tipo de consultas suele ser doble:

ð Realizar consultas basadas en datos de más de una tabla. Por ejemplo, buscar los profesores que viviendo en Barcelona ­hayan impartido un curso en el año 2010. En este caso, necesitamos datos de la tabla Profesores (la ciudad del profesor) y de la tabla Cursos (la fecha del curso).

ð Crear consultas que sirvan de base para mostrar datos en formularios e informes. Esto lo veremos en otro capítulo.

Veamos paso a paso el ejemplo de una consulta con datos de más de una tabla. Ya sabemos que queremos obtener información sobre los profesores de Barcelona que hayan realizado un curso en el año 2010.

Como vimos en el capítulo 7, para crear la consulta hay que determinar dos cosas:

1.  ¿Qué datos queremos ver? En otras palabras, ¿qué datos deseamos que nos devuelva la consulta?

2.  ¿Qué condiciones han de cumplir los registros para que aparezcan en el resultado de la consulta?

Crear la consulta

El primer paso, por tanto, es determinar qué datos queremos que aparezcan en el resultado de la consulta.

A diferencia de las consultas de una única tabla, se pueden mostrar datos de más de una tabla y, por tanto, también hay que saber en qué tabla se encuentra el dato buscado.

Para nuestro ejemplo, vamos a crear una consulta con los siguientes datos:

ð El nombre del profesor.

ð Los apellidos del profesor.

ð La ciudad del profesor.

ð El teléfono móvil del profesor.

ð La fecha de finalización de un curso que haya impartido en el año 2010.

Para saber esta información, necesitamos datos de las tablas Profesores (el nombre, los apellidos, la ciudad y el móvil) y datos de la tabla Cursos (la fecha de final del curso).

Sabiendo los campos que necesitamos para la consulta, ha llegado el momento de crear la consulta en sí.

Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo (la única diferencia con los pasos vistos en el capítulo 7 es que hay que indicar que queremos usar campos de varias tablas):

1.  En el panel de exploración, haz clic en el menú y elige Consultas. Verás las consultas creadas en el capítulo 7.

2.  Ve a la ficha Crear en la cinta de opciones y haz clic en el comando Asistente para consultas para ejecutar el asistente.

3.  Elige una consulta sencilla y selecciona la primera tabla que contenga los datos que quieres consultar en el cuadro Tablas/Consultas (la tabla Profesores) y, en la lista Camposdisponibles, haz doble clic en los campos que quieras ver en la consulta. Añade ahora el código del profesor (recuerda, IdProfesor), el nombre, los apellidos, la ciudad y el móvil.

4.  Repite el paso anterior para cada una de las tablas de las que quieras obtener campos. En nuestro ejemplo, repítelo con la tabla Cursos y los datos indicados (fecha final y profesor, como muestra la figura 9.1).

5.  Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. Vuelve a hacer clic en Siguiente para crear una consulta de Detalle (las consultas de totales o resumen las veremos más adelante en este mismo capítulo).

6.  Escribe el título de la consulta, por ejemplo, Profesores de Barcelona año 2010 y haz clic en Finalizar.

selección de campos de varias tablas

Figura 9.1. Selección de campos de varias tablas

La figura 9.2 muestra el resultado de esta consulta. Observa que, efectivamente, aparecen datos de la tabla Profesores y de la tabla Cursos, pero hay dos aspectos que hay que destacar especialmente:

ð Igual que en el caso de consultas de una tabla, al usar el Asistente para consultas sencillas no se ha introducido ninguna condición, por lo que aparecen profesores que no son de Barcelona y que han terminado sus cursos en el año 2009 (y no sólo durante el 2010).

ð Pero lo más relevante es que no aparecen todos los datos de la tabla Profesores. Aunque no se ha introducido ninguna condición en la consulta, sólo aparecen los profesores que han impar­tido algún curso.

Esto se debe a que Access considera intrínseca la condición siguiente:

ð IdProfesor (de la tabla Profesores) = IdProfesor (de la tabla Cursos).

consulta con datos de varias tablas

Figura 9.2. La consulta con datos de varias tablas

El motivo de esta condición intrínseca es que las tablas Profesores y Cursos están relacionadas por medio del campo IdProfesor de cada tabla.

Consejo

Por este motivo, cuando se usan consultas de varias tablas, es conveniente incluir los campos que relacionan las tablas, aunque no se vayan a utilizar para introducir condiciones ni se quieran mostrar en el resultado de la consulta.

Condiciones en consultas de varias tablas

Para terminar la consulta de ejemplo, sólo resta incluir las condiciones que consigan que sólo aparezcan los profesores que viviendo en Barcelona hayan terminado algún curso en el año 2010.

Como ya sabemos, las condiciones hay que definirlas en la vista de diseño de la consulta.

Observa la figura 9.3. Es la vista de diseño de la consulta que ha creado el Asistente para consultas sencillas (cuya ventana de presentación se muestra en la figura 9.2).

diseño de la consulta

Figura 9.3. Vista de diseño de la consulta

En esta ventana, puedes ver perfectamente varias características que distinguen las consultas de varias tablas de las de una única tabla:

ð En la zona de tablas, hay más de una lista de campos. De hecho, aparecerá una lista por cada una de las tablas que se añadan a la consulta.

ð Entre las listas de campos de cada tabla, aparece una línea similar a la que aparece en la ventana de relaciones de Access. Esta línea indica que hay una relación entre dichas tablas y que esta relación se «transfiere» también a las consultas creadas con tablas relacionadas (en las consultas, las relaciones reciben el nombre de combinaciones).

ð La fila Tabla de la cuadrícula QBE adquiere ahora importancia, ya que indica a qué tabla pertenece cada uno de los campos que se añaden a la cuadrícula QBE.

ð Cuando hay dos campos que se llaman de la misma forma en dos o más tablas (como IdProfesor en el ejemplo), Access incluye delante del nombre del campo el nombre de la tabla: Profesores_IdProfesor y Cursos_IdProfesor, para evitar confusiones.

Incluir condiciones en las consultas de varias tablas se hace exactamente igual que en las consultas de una única tabla. Por tanto, para lograr el objetivo de nuestro ejemplo, sólo hay que seguir estos pasos:

1.  Abre la vista de diseño de la consulta creada (o si estás en la vista de hoja de datos, haz clic en el comando Ver).

2.  En el campo FechaFin, escribe >=#1/1/10# Y <=#31/12/10#.

3.  En el campo Ciudad, escribe «Barcelona».

Esto significa que el curso ha terminado en el año 2010 y que el profesor vive en Barcelona.

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