12.170 cursos gratis
8.755.078 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
Envía un mensaje al autor

Capítulo 6:

 Consultas de agrupación y de totales

Las consultas no sólo sirven para saber los datos existentes en las tablas. Hasta ahora, todas las consultas las hemos empleado para saber qué profesores cumplían un número determinado de condiciones, o qué cursos se celebraban en una fecha concreta.

Sin embargo, las consultas también se pueden usar para realizar cálculos, que pueden ir desde sumar valores numéricos a contar registros de una tabla que cumplan las condiciones impuestas.

Este tipo de consultas recibe el nombre de consultas de totales (y de agrupación, ya que los totales se suelen obtener por grupos de registros, como veremos). Vamos ahora a crear una consulta de totales bastante sencilla, para que aprendas cómo se hace.

La figura 9.5 muestra el resultado de la consulta que vamos a crear. Su objetivo es bastante simple (contar el número de alumnos por curso), pero nos va a permitir ver cómo crear una consulta de totales.

hojas de datos

Figura 9.5. Vista de hoja de datos de la consulta de ejemplo

Crear consultas de totales

En este caso, para lograr la consulta de ejemplo de la figura 9.5 vamos a comenzar a crear la consulta desde cero, sin usar el Asistente para consultas sencillas. Es la primera vez que lo hacemos, pero es conveniente que sepas crear consultas de este modo, ya que si tienen pocos campos, es más rápido hacerlo así.

Los siguientes pasos muestran cómo crear una consulta desde cero:

1.  Dentro del panel de exploración, haz clic sobre el menú y elige Consultas.

2.  Haz clic en la ficha Crear y ejecuta el comando Diseño de consulta y Access abrirá una vista de diseño vacía y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3.  Añade todas aquellas tablas de las que vayas a obtener datos haciendo doble clic en su nombre (ya vimos cómo añadir tablas a una consulta anteriormente). En nuestro ejemplo, añade Alumnos y Cursos.

4.  Añade también las tablas relacionadas que vayas a necesitar. Por ejemplo, para relacionar las tablas Alumnos y Cursos, hemos usado la tabla AlumnosPorCurso. Al terminar, haz clic en ­Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5.  Añade a la cuadrícula QBElos campos que desees que aparezcan en la consulta; recuerda que puedes hacer doble clic sobre el campo. En nuestro caso, añade los campos mostrados en la figu­ra 9.5. Si ejecutas ahora la consulta, verás los campos indicados para cada alumno que ha asistido a cada curso, pero no es esto lo que queremos.

6.  Haz clic en el botón Totales de la ficha Diseño en la cinta de opciones. Verás que aparece una nueva línea en la cuadrícula QBEllamada ­Total con el contenido Agrupar por en todos los campos (por eso también se llaman consultas de agrupación).

7.  Utiliza las opciones de la fila Total para indicar la operación de total que desees realizar con cada campo. En nuestro ejemplo, selecciona Cuenta en el campo Apellidos.

8.  Al terminar, ejecuta la consulta como siempre: haz clic en el ­botón Ejecutar.

9.  Guarda la consulta con el nombre que desees (nosotros hemos usado Contar AlumnosPorCurso).

La tabla 9.1 muestra las opciones que se pueden seleccionar en la lista Total en la cuadrícula QBE. Dependiendo de la selección, se puede realizar una operación u otra.

Tabla 9.1. Opciones de la fila Total

Opción                                   Resultado

Agrupar por                         Es el valor por omisión. Se utiliza para realizar la agrupación                           de registros de las tablas. Access busca todos los registros               que tengan iguales los campos con el valor Agrupar por y                      los considera uno solo a la hora de realizar el cálculo indi-                            cado con el resto de opciones de esta tabla.

Suma                                     Suma los valores de los campos.

Promedio                              Calcula la media de los valores.

Mín                                        Muestra el valor menor de los existentes.

Máx                                        Muestra el valor mayor de los existentes.

Cuenta                                   Cuenta el número de registros.

DesvEst                                 Calcula la desviación estándar de los valores.

Var                                         Calcula la varianza de los valores.

Primero                                Muestra el primer valor.

Último                                    Muestra el último valor.

Expresión                              Sirve para crear un campo calculado.

Donde                                    Sirve para incluir condiciones.

Campos calculados en las consultas de totales

Mediante las opciones de la tabla 9.1, es posible crear campos calculados en las consultas de totales.

Vamos a ver un ejemplo un poco más complicado pero que mostrará la importancia de las consultas de totales así como de los campos calculados en este tipo de consultas.

El objetivo de nuestra consulta es calcular la edad media, la mínima y la máxima de los alumnos de cada curso. De ese modo, podremos conocer según la temática la edad de interés de nuestros alumnos.

Para crear esta consulta, sigue los pasos vistos en el apartado anterior, teniendo en cuenta:

ð Necesitamos las mismas tablas que en la consulta de la figura 9.5.

ð Añade a la cuadrícula los mismos campos que en la figura 9.5.

ð Añade un nuevo campo calculado al final de la cuadrícula QBE. Para hacerlo, escribe el nombre del campo calculado seguido de dos puntos y de la operación que realice el cálculo de dicho campo. En nuestro ejemplo, escribe Edad media: (Fecha()-[Fecha nacimiento])/365. Esta expresión calcula el número de días existentes entre la fecha actual (que obtenemos de la función ­Fecha()) y la fecha de nacimiento. Al final, lo divide entre 365 para calcular los años del alumno.

ð Para terminar, define la operación que quieras realizar con el campo calculado en la fila Total (Máx, Mín, Cuenta, etcétera). Si dejas el valor Agrupar por, verás la edad de cada alumno; si incluyes la opción Promedio, obtendrás la media de edad; la opción Máxte indicará la edad del mayor, mientras que la opción Mín te proporcionará la edad del más joven.

Consejo

En lugar de crear la consulta desde cero, puedes utilizar el comando Guardar como del menú Archivo para guardar la consulta anterior con el nombre Edades por curso y realizar los cambios posteriormente.

Usa ahora la opción Promedioy guarda la consulta (parte superior de la figura 9.6). Ejecútala y obtendrás el resultado mostrado en la parte inferior de la figura 9.6.

medida de edada

Figura 9.6. Obtención de la media de edad de los alumnos en cada curso

Para terminar, cierra la consulta y vuelve a abrir su ventana de diseño. Observa que Access ha introducido automáticamente la opción Expresión en la fila Total del campo calculado y ha introducido la operación de promedio en el propio título del campo calculado.

Condiciones en las consultas de totales

La parte superior de la figura 9.6 muestra la vista de diseño de la consulta de totales. Como en cualquier otra consulta, se pueden incluir condiciones que afecten a las consultas de totales.

En las consultas de totales, hay dos tipos de condiciones:

ð Las que se refieren a los valores originales de las tablas. Por ejemplo, que para calcular la media de edad de los cursos sólo tengan en cuenta los cursos que hayan finalizado en el año 2009 o que hayan sido impartidos por un profesor concreto. En este caso, hay que introducir la condición en los campos originales de las tablas.

ð Las que se refieren al resultado de la operación de totales. Por ejemplo, podemos indicar que sólo se muestren los datos de los cursos cuya media de edad sea superior a 32 años.

La diferencia principal entre estos dos tipos de condiciones radica en el momento en el que Access comprueba la condición. En el primer caso, la condición se comprueba antes de llevar a cabo los cálculos de totales. En el segundo caso, la condición se evalúa una vez realizado el cálculo.

Pero, ¿qué hacer si hay que introducir una condición en un campo que no tiene que aparecer en el resultado de la consulta? Pues muy fácil, se introduce el campo, se oculta dicho campo desactivando la casilla Mostrar y se selecciona la opción Dóndeen la fila Total. De este modo, el campo no aparece en el resultado, ni se tiene en cuenta a la hora de agrupar.

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratará tus datos para realizar acciones promocionales (vía email y/o teléfono).
En la política de privacidad conocerás tu derechos y gestionarás la baja.

Cursos similares a Access. Formularios, tablas y consultas



  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. Access. Tutorial: consultas de selección
Access , tutorial con video . Bienvenidos a este curso de Microsoft Access ,... [21/05/10]
7.462
Curso con video
2. Access. Base de datos y tablas
Gracias a este curso de Base de datos en Access podrás aprender qué es Access ,... [23/06/10]
13.460  
3. Access. Tutorial: consultas de selección (2)
Tutorial de Access sobre las consultas de selección en su segunda parte. Pues lo... [25/05/10]
2.091
Curso con video

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail