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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 10:

 Access. Secciones en los informes

Observa que la vista de diseño de un informe aparece dividida horizontalmente por varias líneas gruesas. Estas líneas separan las secciones de un informe. Lo mismo ocurre en la ventana de diseño de los formularios, pero hemos preferido ver aquí las secciones ya que tienen mucha más importancia en los informes que en los formularios.

El contenido de cada sección de un informe aparece una o varias veces dependiendo de la sección de la que se trate. En concreto:

ð La sección Encabezadodel informe contiene la información que va a aparecer sólo una vez al principio del informe en la primera página del mismo (en el caso de que tenga varias). Suele incluir el título del informe.

ð La sección Encabezadode página contiene la información que va a aparecer al principio de cada página del informe. Esto significa que si el informe se imprime en siete páginas, aparecerá el contenido de esta sección al inicio de cada una de estas páginas.

ð La sección Detalle contiene la información que va a aparecer por cada registro que muestre el informe. Por tanto, se repite tantas veces como registros haya representados en el informe. En este ejemplo, aparecen los datos de cada uno de los alumnos que asiste a cada curso.

ð La sección Pie de página contiene la información que aparece al final de cada página del informe.

ð La sección Pie del informe contiene la información que sólo aparece al final del informe. Suele ser información de totales.

ð Finalmente, observa que aparece una sección llamada Encabezado IdCurso. Como el informe está agrupado por curso (por eso la sección Detalle muestra los alumnos de cada curso), el contenido de esta sección aparecerá al principio de cada curso. De ese modo, las etiquetas de cada curso no aparecen tantas veces como alumnos tiene el curso, sino solamente una vez al principio.

Si haces clic secundario con el ratón sobre una de estas barras y pulsas en el menú emergente sobre el nombre de la sección podrás ocultarla. Ten en cuenta que si ocultas estas secciones, eliminarás los controles existentes en ellas. Access te advertira con un mensaje antes de que eso ocurra.

Cambiar el tamaño de una sección

En más de una ocasión, tendrás la necesidad de modificar el tamaño de una sección, esto es, hacer que una sección sea más o menos alta de lo que es. Para cambiar el tamaño de una sección, realiza los siguientes pasos:

1.  Sitúa el puntero del ratón en la parte inferior de la sección a la que desees cambiar el tamaño.

2.  Cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha de dos puntas (hacia arriba y hacia abajo), haz clic y, sin soltar, arrastra el puntero hacia arriba para reducir su tamaño o hacia abajo para aumentarlo.

3.  Suelta el botón del ratón cuando la sección tenga el tamaño deseado.

Access aumentará el tamaño de una sección siempre que intentes crear un nuevo control con un tamaño mayor del que quepa en la sección o cuando aumentes el tamaño de un control más allá de la capacidad de la sección.

Aumentar el tamaño del informe

Para terminar con el tema de las secciones, queremos mencionar que además de aumentar o reducir el tamaño de una sección, también puedes aumentar o reducir el tamaño del informe (o formulario) completo.

Para modificar el tamaño del formulario, sólo hay que arrastrar su borde. Como el término borde puede no estar muy claro cuando se habla de informe o formulario, en la figura 10.7 se muestra el puntero del ratón justo en el borde del informe.

reducir tamaño

Figura 10.7. El borde del informe permite aumentar o reducir su tamaño

Si haces clic en este borde y arrastras hacia la parte interior del informe, reducirás su tamaño. Si arrastras hacia la derecha, aumentarás su tamaño.

Ten en cuenta que no podrás reducir el tamaño de un informe o formulario si hay algún control que lo impida.

En otras palabras, Access no te permitirá que «ocultes» un control al reducir el tamaño del informe.

Incluir imágenes en un informe o formulario

Si vuelves a observar la figura 10.1, verás que en ella aparece una imagen gráfica en el título del informe.

Para terminar el libro, vamos a dedicar unos pequeños apartados a la inclusión de imágenes u otros objetos en informes y formularios de Access.

Vamos a comenzar por el ejemplo más sencillo, que consiste en incluir una imagen ya existente en un informe de Access. Como siempre, todo lo visto para los informes lo puedes aplicar a los formularios.

Los pasos que aparecen a continuación muestran cómo incluir una imagen que ya existe en un informe:

1.  Abre la vista de diseño del informe en el que quieras insertar la imagen y asegúrate de que aparece en pantalla la ficha de la cinta de opciones Diseño de Herramientas de diseño de informe.

2.  Haz clic en el comando Imagen.

3.  Haz clic en el interior de la sección del informe en la que desees situar la imagen. En nuestro ejemplo, hemos hecho clic en la sección Encabezado del informe, si usas el comando Logotipo, se coloca por defecto en esa sección. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen.

4.  Usa este cuadro de diálogo para localizar la imagen que desees insertar en el informe y haz clic en Aceptar cuando la hayas encontrado.

Nota

Si hubiésemos incluido la imagen en la sección Encabezadode página, la imagen habría aparecido en la parte superior de todas las páginas del informe en cuestión.

Al terminar estos pasos, Access incluirá la imagen seleccionada en el punto indicado en el paso 3. Una vez esté el nuevo control en el informe, puedes moverlo, cambiarle el tamaño, etcétera, como a cualquier otro control del informe.

Otros elementos gráficos independientes

Además de las imágenes, queremos destacar en este apartado del libro la posibilidad de usar los elementos gráficos existentes en el grupo de comando Controles. En concreto, la Línea y el Recuadro.

Es muy normal que el Asistente para informes y formularios incluya en estos objetos de la base de datos líneas para separar las secciones entre sí o para destacar información importante, como los títulos.

Tú también puedes utilizarlos para el mismo fin. Lo único que tienes que hacer es añadirlos como cualquier otro control:

1.  En la vista de diseño del informe o formulario, asegúrate de que se muestra el grupo de comandos Controles.

2.  Haz clic sobre el botón Línea o Rectángulo de este grupo en la cinta de opciones.

3.  Haz clic en la posición del informe en la que quieras añadir el nuevo elemento gráfico.

4.  Modifica el tamaño y posición de la línea o del recuadro para situarlo donde desees.

Nota

El uso de rectángulos es perfecto para, sobre todo en los formularios, conseguir agrupar los controles relacionados entre sí. Observa en el Formulario para alumnos (capítulo 8) cómo se ven mucho más claras las divisiones de controles que hicimos en su momento.

Modificar la consulta base de un informe o formulario

Ya hemos dicho en muchas ocasiones que los informes y formularios pueden estar basados en consultas en lugar de en tablas.

De hecho, lo normal al usar el Asistente para informes con varias tablas es que Access base el informe creado en una consulta y no en una tabla.

Para comprobar si un informe está basado en una tabla o en una consulta, sólo tienes que seguir estos pasos:

1.  Una vez que estés en la vista de diseño del informe, selecciona la opción Informedel cuadro de lista desplegable Objeto. Este cuadro de lista es el primero que aparece en la barra de herramientas Formato.

2.  Haz clic en el comando Hoja de propiedades de la ficha Diseño, grupo de comandos Herramientas, para abrir así el cuadro de propiedades del informe.

3.  Haz clic sobre la pestaña Datos (observa la figura 10.8).

4.  Observa el contenido de la propiedad Origendel registro. Si empieza por SELECT, es que el informe está basado en una consulta. Sólo si aparece el nombre de una tabla es que el infor­me está basado en ella.

cuadro de propiedades de informe

Figura 10.8. Cuadro de propiedades del informe

Sin embargo, esto no implica que la consulta origen no se pueda modificar. Para abrir dicha consulta y modificarla a nuestro antojo, sólo hay que hacer clic en el cuadro de puntos suspensivos que aparece a la derecha de la propiedad Origendel registro cuando se hace clic en su interior.

La figura 10.9 muestra el resultado de hacer clic en este botón en la consulta de ejemplo. Como ves, la consulta en sí no tiene más que las tablas de las que se han obtenido campos y los campos correspondientes en la cuadrícula QBE.

base del informe

Figura 10.9. Consulta base del informe de ejemplo

Una vez abierta, se pueden añadir nuevos campos, eliminar alguno de los existentes, añadir condiciones, etcétera. En definitiva, combinando lo aprendido sobre consultas con lo aprendido sobre informes y formularios, podrás crear objetos realmente potentes en Access.

Capítulo anterior - Vista preliminar en Access

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