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Capítulo 1:

 Presentación, introducción, beneficios y proyección


Presentación

El concepto de las 5S´s, o Short Kaizen se refiere a la creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor "calidad de vida" al trabajo. Las 5'S provienen de términos japoneses que diariamente ponemos en práctica en nuestras vidas cotidianas y no son parte exclusiva de una "cultura japonesa" ajena a nosotros, es más, todos los seres humanos, o casi todos, tenemos tendencia a practicar o hemos practicado las 5'S, aunque no nos demos cuenta.

Entre características específicas de la metodología tenemos:

· Trata de involucrar a los empleados a través de las sugerencias. El objetivo es que lo trabajadores utilicen tanto sus cerebros como sus manos.

· Cada uno de nosotros tiene sólo una parte de la información o la experiencia necesaria para cumplir con su tarea. Dado este hecho, cada vez tiene más importancia la red de trabajo. La inteligencia social tiene una importancia inmensa para triunfar en un mundo donde el trabajo se hace en equipo.

· Genera el pensamiento orientado al proceso, ya que los procesos deben ser mejorados antes de que se obtengan resultados mejorados.

· La metodología no requiere necesariamente de técnicas sofisticadas o tecnologías avanzadas. Para implantarlo sólo se necesitan técnicas sencillas como las siete herramientas del control de calidad.

· La resolución de problemas apunta a la causa-raíz y no a los síntomas o causas más visibles.

· Construir la calidad en el producto, desarrollando y diseñando productos que satisfagan las necesidades del cliente.

· El objetivo central y más importante es el de lograr el funcionamiento mas eficiente y uniforme de las personas en los centros de trabajo.

Introducción

Las Cinco Ss de por si solas llevan a la empresa al mejoramiento de las líneas de producción a un mejor ambiente de trabajo, a que cada trabajador este pendiente de las desviaciones de desempeño y calidad, Pareciera que se descubre una panacea, y sabe usted qué, así es. Es un método muy simple que se fundamenta en el sentido común de las personas y como su aplicación es totalmente inherente a la persona (Shikkari) garantiza el involucramiento, además de en lo personal conducen a la auto-motivación.

Su práctica constituye algo indispensable a la hora de lograr que una empresa lleve con éxito la implementación de cualquier metodología. Las Cinco Ss se desarrollan mediante una manera intensiva, es decir, deben ser implementadas de manera rápida. Las Cinco Ss son cinco palabras japonesas que conforman los pasos a desarrollar para lograr un lugar óptimo de trabajo.

Sin embargo, muchas de las ocasiones no tienen tal efecto, ¿por qué sucede así? No se implementan en su totalidad y sólo se adecuan a situaciones manejables. Quiero decir con esto, se llevan a piso solo en las ideas de seleccionar/clasificar, ordenar/mantener, limpiar, Standard de limpieza, y disciplina /estandarización, o alguna otra situación similar.

¿Cuál es el método correcto? Todo el personal debe tener el conocimiento amplio de esta metodología, por lo tanto debe de capacitarse como tal a todos los niveles. De esta manera toda persona en la fábrica o lugar de trabajo tendrá el pleno conocimiento de lo que DEBE SER en relación con las Cinco Ss y su lugar de trabajo, su proceso, y su máquina.

La esencia de las Cinco Ss es seguir lo que se ha acordado.

Se comienza por descartar lo que no necesitamos y luego se disponen todos los artículos necesarios en una forma ordenada. Posteriormente debemos conservar limpio el ambiente de trabajo, de manera que puedan identificarse con facilidad las anormalidades. Se dice que el trabajador aplica las Cinco Ss en su trabajo de pieza a pieza, dentro del sistema productivo evitando así inconformidades en la calidad y las desviaciones en el desempeño y la calidad.

Se realizan las tres primeras de manera física en una aplicación diaria. Las restantes forman parte del trabajo diario y deben mantenerse sobre una aplicación continua.

Los conceptos.           Se refieren a:

Seiri                           Organización.

Seiton                        Ordenamiento.

Seiso                         Limpieza.

Seiketsu                     Estandarización.

Shitsuke.                    Disciplina.

A estos podemos agregar el Shikkari, que trata sobre llevar esta disciplina a nuestra vida diaria.

Usted en su trabajo:

Mantenga solo lo necesario.  -   Tenga todo en orden. -  Conserve todo limpio

Cuide su salud física y mental.    -  Observe un comportamiento confiable.

Usted como persona:

            Persevere en los buenos hábitos.    -     Vaya hasta el final en las tareas.

Usted en la empresa:

Actué en equipo con sus compañeros.      -        Utilice las normas.

Como la metodología hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar comienzo a la campaña. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe asignarse un tiempo para analizar la filosofía implícita de las 5 S y sus beneficios:

 · Creando ambientes de trabajó limpios, higiénicos, agradables y seguros.

·  Revitalizando al área de trabajo y mejorando sustancialmente el estado de ánimo, la moral y la motivación de los empleados.

· Eliminando las diversas clases de muda minimizando la necesidad de buscar herramientas, haciendo más fácil el trabajo de los operadores, reduciendo el trabajo físicamente agotador y liberando espacio.

 La gerencia también debe comprender los muchos beneficios que las 5 S en el área de trabajo para la totalidad de la empresa; entre estos mencionamos:

 · Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; los empleados con autodisciplina están siempre participando en las 5 S, asumen un interés real en el kaizen y se puede confiar en su adhesión a los estándares.

· Destaca los muchos tipos de muda en el área de trabajo; reconocimiento de los problemas es el primer paso para la eliminación del desperdicio.

· La eliminación del muda en el área de trabajo intensifica el proceso de las 5 S.

· Señala anormalidades, tales como productos defectuosos y excedentes de inventario.

· Reduce el movimiento innecesario, como caminar y el trabajo y necesariamente agotador.

· Permite que se identifique visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, líneas desbalanceadas, averías en las máquinas y demoras en las entregas.

· Resuelve grandes problemas logísticos en el área, de una forma simple.

· Hace visibles los problemas de calidad.

· Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación.

· Reduce los accidentes industriales mediante la eliminación de pisos aceitosos y resbalosos, ambientes sucios, ropa inadecuada y operaciones inseguras.

 Seiso, en particular, incrementa la confiabilidad de las máquinas, dejando de ésta forma más tiempo disponible a los ingenieros de mantenimiento para trabajar en máquinas que sean propensas a averías repentinas. Como resultado, los ingenieros pueden concentrarse en aspectos primarios que mayor importancia, como el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo y la creación de equipos libre de mantenimiento, en colaboración con los departamentos de diseño.

 Una vez comprendidos estos beneficios y asegurándose de que los empleados también los han entendido, la gerencia puede seguir adelante con el proyecto kaizen.

Beneficios

La implementación de una estrategia de 5'S es importante en diferentes áreas, por ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad industrial, beneficiando así a la empresa y sus empleados.  Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5'S son:

Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados

Reducción en las pérdidas y mermas por producciones con defectos

Mayor calidad

Tiempos de respuesta más cortos

Aumenta la vida útil de los equipos

Genera cultura organizacional

Acerca a la compañía a la implantación de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad

Una empresa que aplique las 5'S

*  Produce con menos defectos           
* Cumple mejor los plazos,       
* Es más segura             
* Es más productiva   
* Realiza mejor las labores de mantenimiento    
* Es más motivante para el trabajador   
* Aumenta sus niveles de crecimiento....

Tal vez usted se preguntará como es que el seguir estos cinco pasos tan sencillos puede hacer que su empresa obtenga tales beneficios, la respuesta es muy sencilla.

Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados

Al aplicar la metodología, se pone cada cosa en su lugar y se mantiene todo limpio, lo que minimiza los riesgos de accidentes ya que no hay sustancias peligrosas, derrames de productos, artículos en lugares de riesgo ni otras causantes de accidentes. Es muy importante mencionar el comentario que alguna vez escuché de un gerente de mantenimiento...

"Los accidentes NO EXISTEN, son resultado de omisiones e irresponsabilidades"

Mayor calidad

          Al mantener todos los equipos limpios, y cada cosa en su lugar, el mantenimiento preventivo se hace mucho más eficaz, ya que al estar limpiando los equipos y áreas, los operadores y personal en general, no solo los de mantenimiento, pueden encontrar fallas prematuramente, derrames, desgastes excesivos, etc., y realizar una acción correctiva dentro de un mantenimiento planificado, evitando así una falla que nos pueda causar paros de equipo innecesario, y consecuentes desviaciones de calidad al no estar operando correctamente los equipos.

Tiempos de respuesta más cortos

Con la metodología, al tener cada cosa en su lugar, se crea la cultura de cambios rápidos, con los equipos y herramientas siempre listos y el personal capacitado para efectuarlos, al tener todos los útiles y herramentales, conocimientos de operación y entrenamiento, se tienen tiempos de respuesta más cortos al evitas pérdida de tiempo en búsqueda de las cosas necesarias, lo que nos hace mucho más eficientes en estas tareas.

Aumenta la vida útil de los equipos

Cuando un equipo se mantiene limpio, se detectan posibles fallas antes de que éstas provoquen un daño en el mismo, además de que se evita la corrosión y el desgaste excesivo, ya que al limpiar observamos y notamos todo esto y así prevenimos que los equipos nos provoquen pérdidas por falta de disponibilidad, y tiempos muertos por falta de productividad. La limpieza en los equipos es la parte más importante y redituable de los mantenimientos preventivos.

Genera cultura organizacional

Tradicionalmente en las empresas se maneja el esquema de...

Yo opero, tú limpias, Yo limpio, tú reparas, Yo reparo, tú operas

En la cultura de Cinco S´s se maneja un esquema diferente...

Yo opero, y mantengo limpio, si detecto una falla, te aviso para que prevengas y repares. Si yo mantengo la máquina limpia, opero mejor, si mantienes la máquina en buen estado, produzco más y con mejor calidad.

La filosofía de Cinco S´s nos lleva a el trabajo en conjunto y organizado. Existen empresas donde se ha aplicado esta metodología con tal éxito, que el departamento de limpieza se elimina por completo. Existen talleres mecánicos automotrices tan limpios como un quirófano, con mesas de trabajo siempre relucientes, sin derrames de aceites y herramientas siempre en buen estado.

Proyección

Por los grandes beneficios que la metodología Cinco S´s proporciona a las empresas e industrias, forman la base precisa para la implementación de sistemas de calidad y mejora más complejos, como ISO9000, QS-9000, TPM, JIT, Seis Sigma, etc.

5S´s, la base fundamental para el buen funcionamiento de sistemas más complejos de control de calidad y mejora continua

Metodología de las 5S's, organización y control del área de trabajo

Educación - Capacitación - Entrenamiento - Asignación de recursos

Proyectos de Mantenimiento

Mantenimiento Autónomo

Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad

Mantenimiento Proactivo - Planeado

Mantenimiento Proactivo - Planeado

TPM


Por ejemplo, el sistema ISO9000 y QS-9000 y posteriores, son sistemas de administración de la calidad, que entre sus herramientas utilizan el diagrama de Ishikawa. Pues bien, implementando exitosamente la filosofía de las Cinco S´s tenemos que:

El personal está habituado a trabajar dentro de estándares

El personal es responsable de la calidad de lo que produce

El personal se responsabiliza del trabajo de sus equipos y evita desviaciones de calidad por mal funcionamiento en los mismos

El personal está acostumbrado a detectar fallas en sus orígenes, lo que favorece el estudio de Ishikawa con mayor precisión y confiabilidad, lo que nos hace a su vez realizar la mejora continua

En el sistema TPM, Mantenimiento Productivo Total, una de las herramientas más utilizadas además de Ishikawa es el 5W + 1H (Five Why and one How).

El 5W + 1H trata sobre que para todo problema, debemos hacernos cinco preguntas del porqué se originó, y una sola pregunta sobre cómo resolverlo y prevenirlo. Por ejemplo, la máquina de molienda de grano está generando producto de diferente granulación, de manera demasiado uniforma a su trabajo normal, y esto nos provoca mayores gastos por reproceso, baja calidad en el producto por no mantener el tamaño de grano a su nivel normal, etc.

Aplicando la herramienta de 5W + 1H, encontramos que el grano no está siendo molino uniformemente porque los martillos tienen desgaste des-uniforme.

1.       ¿Por qué? Los martillos finales del cabezal de molienda tienen más desgaste

2.       ¿Por qué? La flecha del motor no está girando correctamente

3.       ¿Por qué? El motor no está balanceado

4.       ¿Por qué? Los rodamientos están desgastados y no aplican presión axial uniforme a la flecha

5.       ¿Por qué? La carcasa del motor tiene una pequeña fisura por donde ha entrado contaminación y ha dañado los rodamientos

6.       ¿Cómo? El problema se corrigió reemplazando los rodamientos, y balanceando el motor, cambiando los martillos con desgaste excesivo. Para prevenirlo, como en el análisis de 5W descubrimos que se debía a una fisura, reparamos la fisura para que el problema no aparezca de nuevo.

¿Cómo nos aseguramos que el problema no aparezca de nuevo?, ¿Cómo nos ayudan las 5S´s para evitar este tipo de problemas?

Al aplicar las 5S´s, y hacer la limpieza estandarizada, nos daremos cuenta que el motor en su carcasa tiene una fisura y haremos lo necesario para repararla antes de que cause alguna desviación de calidad o algún problema en el funcionamiento del equipo. Mediante un costo mínimo de limpieza, y conocimiento pleno de la metodología, evitamos estos problemas.

En el sistema de JIT, Just in Time, se nos pide que la producción esté siempre a tiempo y dentro de los estándares de calidad y especificaciones del cliente. La metodología de las 5S´s nos ayudan en ello, ya que al aplicarlas, tenemos un correcto sistema de mantenimiento preventivo, los equipos siempre en funcionalidad y disponibilidad, cambios rápidos, lo que nos garantiza que con una planeación de producción efectiva y nuestra herramienta de 5S´s el Just in Time sea algo factible y no difícil de alcanzar.

Por esto, la metodología de 5S´s es la base fundamental y una de las herramientas más indispensables si queremos la mejora continua y lograr una empresa de clase mundial.

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