1.       Establecer áreas de aplicación o Gemba

El primer paso para realizar un plan de implementación es el establecimiento del área de trabajo, generalmente se eligen las áreas más críticas de la empresa, como el almacén de refacciones, el departamento de mantenimiento, y el área de producción como los departamentos piloto.

La selección del gemba debe ser de acuerdo a las necesidades más apremiantes de la empresa, buscando a la vez el área con más conflictos por pérdidas de tiempo útil en los equipos, puede ser toda una línea de producción, un solo equipo o el almacén de herramientas y/o refacciones.

2.       Organización de comité de implementación

El comité de implementación, como su nombre lo indica, será el responsable de la observación, ejecución y mejoras en la implementación. Estará conformado por un Coordinador, Auditor, Facilitador y Comunicador-Difusor, según el siguiente organigrama.

La labor del coordinador será la de verificar y realizar mejoras al seguimiento de implementación de la metodología, analizando junto con los demás miembros del comité el proceso de implementación, los hallazgos y las actividades a realizar para que la implementación sea exitosa. Además, se encargará de vigilar la capacitación constante del comité para que puedan realizar mejoras constantes, y que el personal esté cada vez más comprometido con la metodología.

El coordinador también se encargará de autorizar los cambios necesarios en el gemba según la metodología lo requiera, así como el gestionar los materiales y recursos  para los mismos.

La labor principal de los auditores será la de realizar las inspecciones (Seiketsu) en el gemba, y junto con el personal y resto del comité proponer mejoras en los hallazgos encontrados. El auditor también se encargará de controlar y evaluar la información de los avances y la constancia de la implementación, así como su permanencia en el personal. Además, junto con el facilitador señalará y buscarán solución para los puntos débiles y hallazgos en el personal.

Los facilitadores serán los encargados de capacitar al personal de las diferentes áreas, impartir los cursos y talleres que se requieran para que el personal sea consciente y se comprometa con la metodología, ya que los beneficios no son solamente para la empresa, si no mayormente para los trabajadores en general, ya que los beneficios son cualitativos y cuantitativos, y así como pueden obtener beneficios económicos (si la empresa gana, ellos ganan) también morales (trabajan con más comodidad, menos frustraciones y mayor desempeño y autonomía).

El encargado de Comunicación y Difusión tiene que realizar material creativo para que todo el personal esté enterado de lo que se va a realizar y cómo se va a hacer, organizar las campañas de información tanto de avances, hallazgos, mejoras, publicaciones y publicidad en general. Todas las actividades desempeñadas por el personal hacia la implementación deben ser tomadas en cuenta por Comunicación y Difusión.

3.       Definir área de Banco

El Banco será el área donde se depositarán TEMPORALMENTE los artículos retirados del gemba al hacer seiri. Al realizar seiri, se identificarán todos los artículos existentes en el gemba con tarjetas de colores, las cuales indicarán su destino, cantidades, precio, etc. Los artículos marcados con tarjetas amarillas y rojas serán depositados en el banco, dejando en el gemba solamente las etiquetadas con tarjetas verdes. El banco no es el almacén de artículos innecesarios, si no un sitio transitorio donde los artículos que ahí se encuentren serán destinados a otro almacén según Seiton, o si se eliminarán definitivamente se venderán, regalarán, reacondicionarán o trasladarán a otras áreas o plantas o desecharán.

Es importante definir el banco y su función en el personal, ya que el banco se convertirá muchas veces en la zona de conflicto, ya que el ser humano tiene la tendencia a guardar basura y artículos innecesarios bajo la filosofía de "por si algún día se ofrece", y con esto logramos acumular una gran cantidad de cosas que a fin de cuentas solo nos ocasionan un costo adicional, espacios necesarios ocupados con ellos, sobreinventarios, etc.

IMPORTANTE: El banco debe desaparecer al terminar con seiton, ya que entonces todos los artículos en él almacenados deberán ser reubicados, vendidos, desechados y/o rehabilitados.

4.       Definir las necesidades del gemba

Entre las necesidades del gemba tenemos lo siguiente:

-          Útiles de limpieza (escobas, recogedores, trapeadores, cubetas, jabón, estopa, solventes, etc.)

-          Rotuladores (marcadores,  rotuladores de calor, etc.)

-          Indicadores visuales (letreros, anuncios, banners, carteles, publicaciones, etc.)

-          Delimitación y marcado (pintura, brocha, cinta, etc.)

-          Útiles de almacenaje (cajas, anaqueles, vitrinas, muebles para herramienta y herramentales, etc.)