Capýtulo 8:

 Definición de formatos, sistemas de control y auditorías

Definición de Formatos, sistemas de control y auditorias

Cuando ya hemos cumplido con la implementación de las primeras 3 S's, procederemos a mantener todo en esas condiciones, y mejorandolas continuamente. Para lograr esto, deberemos definir formatos de inspección de áreas, sistemas de control de la metodología, y revisiones constantes para que no existan desviaciones en la implementación, no sea que a vuelta de unos días o semanas el área de trabajo se encuentre igual que al principio.

Para ello, deberemos analizar las necesidades de cada área para cada paso, y con ello elaborar un formato de inspección que se llevará diariamente hasta que las rutinas de inspección sean algo cotidiano que no requeramos pedir al personal que se haga, si no que ellos mismos lo lleven como una tarea más en su labor que le facilita todas las demás.

Podemos empezar con la inspección del orden y limpieza, lo cual es completamente visual, y según hayamos hecho la implementación del Seiton, llevar un control preciso sobre la existencia y estado de materiales y herramientas en el área. Para esto podemos realizar un formato que nos indique algo más o menos como sigue:

AREA                 OPERADOR/ENCARGADO                     FECHA  de:               FECHA a:

                                               Lun      Mar      Mie     Jue     Vie     Sáb

Orden general

Orden de herramientas

Limpieza de anaqueles

Limpieza de maquinaria

Limpieza de herramienta

Presentación personal

Obstrucción de pisos

Exceso de herramientas/materiales

Falta de herramientas/materiales

Este formato sencillo nos puede dar una idea de lo que requerimos inspeccionar, y cómo esto nos puede ayudar a tener todo con un control efectivo, sin que el personal sienta que es fiscalizado u obligado, pero sintiendo que esto le sirve para efectuar sus labores con más seguridad, tranquilidad y motivación, ya que un lugar limpio y ordenado es más inspirador y cómodo.

El hacer las auditorías a la metodología, nos debe ayudar a encontrar aquellos puntos débiles de nuestro sistema de trabajo, ya que en ellas, además de buscar las fallas que se estén teniendo en la implementación del sistema, se recogen opiniones del personal sobre qué se requiere para mejorar sus labores, o eficientar sus procesos. Por ejemplo, el personal de mantenimiento puede tener una caja con toda su herramienta revuelta, de modo que requiera tiempo para buscar una específica al hacer una reparación, pero está cumpliendo con tenerlas todas limpias, en cantidades que requiere, PERO, si esta herramienta está revuelta le hará perder tiempo, entonces se puede sugerir el comprar una caja con clasificador de herramienta, de modo que en un instante encuentre cualquier herramienta que requiera.

No debemos olvidar que las 5S's las hace, implementa y sustenta el personal que se encuentra en el área, entonces, debemos motivarlos y apoyarlos en sus necesidades, ya que de ésto fundamentalmente depende el éxito o fracaso de la metodología.

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