PASO 3: IDENTIFICAR LA(S) CAUSA(S) RAÍZ

Identificar la causa o causas raíz puede ser el más retador de los cinco pasos y para tener éxito requiere una comprensión profunda del proceso involucrado. Con el fin de lograr información del proceso, se desarrolla un plan para recolectar datos. Después los datos se recolectan, se organizan y se analizan.

Planear y Recolectar Datos

Un entendimiento claro de la definición del problema y del proceso involucrado ayuda a elegir las técnicas que serán más efectivas para recolectar los datos sobre la causa o causas raíz específicas.

El Modelo de Proceso proporciona un panorama claro de cómo se entienden actualmente los requisitos. Una vez que los requisitos están documentados, el modelo puede identificar los requisitos que necesitan más investigación

. "Posibilidad de error" es un método para buscar las posibles causas de un problema. Evalúa los requisitos de las entradas y salidas e identifica posibilidades donde algo podría salir mal. Posibilidades de error puede incluir duplicación, operaciones no estandarizadas, oportunidades de pasar algo. por alto o requisitos no claros.

Las hojas de verificación ayudan en la recolección de datos proporcionando un método organizado para contar o cuadrar las  observaciones. Las hojas de verificación proporcionan un registro claro de datos en forma tal que permite un análisis sencillo.

El método "patrones de similitud" identifica similitudes en condiciones que producen cumplimiento o incumplimiento Esta técnica ayuda a identificar diferencias sutiles u obvias entres dos sItuacIones y proporciona"pistas" para posibles causas del problema.

Una hoja de trabajo para encontrar patrones de similitud es como la mostrada anteriormente.

Esta hoja de trabajo se concentra primero en dónde y cuándo hubo incumplimientos, luego en los factores de control del proceso, y por  último en las entradas de materiales e información.

El diagrama de causa y efecto es una técnica poderosa usada para representar gráficamente las posibles causas. Puede utilizarse para sintetizar lo que se conoce sobre el problema, identificar qué información adicional se necesita y para hacer una tormenta de ideas sobre las posibles causas El diagrama tiene anotada la descripción del problema a la derecha como "efecto". Las .'ramas.. que salen de los brazos que van hacia el efecto son las posibles causas.

-Alguien comienza diciendo lo que piensa que es una posible causa del problema. Uno por uno, todos los participantes tienen su turno para. hablar .En cualquier momento uno de ellos puede pasar. Esto continua hasta que se. hayan anotado en el diagrama.todas las posibles causas. Es util dar nombre a los brazos del dIagrama y dibujar ramas en cada una de ellas para así poder categorizar las posibles causas de acuerdo a los brazos. Un método es dar alas ramas los mismos nombres del Modelo de Proceso.

Lo más importante de recordar es usar el diagrama para anotar todas las sugerencias posibles. Así pueden considerarse más posibles causas y nada se pasa por alto cuando intentamos identificar la causa o causas raíz del problema.Para usar esta herramienta. el grupo sigue las reglas de la tormenta de ideas.

Diagrama de Causa y Efecto o de Ishikawa

La tormenta de ideas se utiliza para alentar la participación de todos los miembros del equipo. Permite que todos hablen y escuchen. Cada idea, no importa lo poco práctica que sea, se registra. De hecho, en ocasiones es productivo alentar a los participantes a hacer las sugerencias más descabelladas posibles. De esta manera todas las ideas se anotan y se pueden considerar. Los integrantes del equipo pueden luego proceder con todas las opciones que tienen enfrente. Si alguien reacciona en forma que critique la idea de otro, se le debe recordar que el objetivo es reunir todas, las ideas posibles y alentar a los integrantes del equipo a construir sobre esas ideas, no rechazarlas o analizarlas.

Cuando la lista está completa, el equipo puede comenzar a evaluar cada idea e intentar llegar a una decisión por  consenso.