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5 pasos para la solución de problemas

Autor: Jean-Pierre de la mora
Curso:
9/10 (7 opiniones) |14238 alumnos|Fecha publicación: 24/05/2005
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Capítulo 6:

 Quinto paso - Evaluación y seguimiento

PASO 5: EVALUAR Y  DAR SEGUIMIENTO

Hasta aquí, hemos analizado la definición de un problema, luego la, identificación y eliminación de la causa o causas raíz. Ahora veremos acciones para asegurar que el problema se ha eliminado para siempre.

Con frecuencia hay una sensación de alivio y satisfacción después de que se ha tomado la acción correctiva. Sin embargo, un problema no está completamente resuelto hasta que se haya evaluado esa acción correctiva para ver si fue efectiva y se le haya dado seguimiento para asegurar que sIga operando.

Evaluar

Cuando la situación se determinó en el Paso 1, se estableció un criterio de resolución. Este criterio se usó para evaluación. Evaluar la acción correctiva determina si el problema está resuelto o no La primera acción para evaluar la acción correctiva es examinar el remedio temporal. Puede ser necesario terminar con el remedio temporal para que los datos recolectados para evaluación no se vean afectados. Una vez que se recolectaron y se analizaron los datos, es posible ver si el criterio de resolución se ha cumplido o no.

Paso 5

Evaluar y Dar seguimiento

Revisar el remedio temporal.

Recolectar y analizar los datos

Cumplir con el criterio de resolución

Auditar.

Encuestar a clientes y proveedores

Revisión informal

En algunas situaciones cuando se identificó más de una causa raíz en el Paso 3, se toma la decisión de no resolver todas las causas al mismo tiempo. Cuando así sucede, es necesario revisar el criterio de resolución para apoyar esa decisión. Por ejemplo, el criterio de  resolución podría incluir una corrección que diga que el problema se considerará resuelto cuando no haya habido ningún incumplimiento debido a una causa específica por un período determinado

Dar Seguimiento

Si el criterio de resolución se cumplió, el remedio temporal está formalmente terminado y el problema está resuelto. Sin embargo. aún no hemos terminado. Nuestra responsabilidad final es dar seguimiento a la acción correctiva para asegurar que está operando y que no habrá ningún efecto secundario indeseable.

Las tres técnicas para dar  seguimiento son,  auditoría. encuestas a clientes y proveedores y la revisión informal.

·         Una auditoria es una revisión periodica para asegurar que un proceso cumple con sus requisitos. Esto es una inspección del proceso mismo. no del resultado.

·         Se lleva a cabo una auditoría para ver si la acción correctiva sigue operando y si ha ocasionado algún nuevo problema o efecto secundario. A menudo esta técnica se usa en áreas donde es dificil aplicar el concepto de "a prueba de errores.

·         Otra forma de dar seguimiento ala acción correctiva es llevar a cabo encuestas. Las encuestas pueden mostrar si las mejoras se han convertido en parte permanente del proceso o no. Además. pueden usarse para identificar cualquier problema u oportunidad que podría conducir a futuras mejoras o a redefinir los requisitos

·         Se puede encuestar a los clientes para averiguar si las mejoras se han mantenido y si ha surgido un problema como resultado de la acción correctiva. Se encuesta a los proveedores para saber si se necesitan otras acciones para asegurar el cumplimiento continuo.

El seguimiento también puede llevarse a cabo con revisiones informalesde los nuevos requisitos. Ejemplos de revisiones informales incluyen recordar a las personas involucradas que continúen usando un nuevo procedimiento o que vuelvan a capacitar periódicamente a quienes operan un proceso. para asegurar que la acción correctiva siga implantada. Otros ejemplos podrían incluir carteles que recuerden a todos del cambio o juntas para revisar y reconfirmar los procedimientos Aunque estas revisiones son menos formales que las auditorías o las encuestas. constan de un método importante para asegurar que la acción correctiva siga operando

Dar Seguimiento.

·         Auditoría.

·         encuestas a clientes y proveedores.

·         revisión informal.

¿Que acciones puedo tomar yo?

Podemos involucrar a nuestros clientes en las revisiones de requisitos para definir el resultado.Podemos usar la experiencia de los proveedores y de quienes operan el proceso para definirlo.Podemos probar cualquier cambio para asegurar que nuestros procesos cumplen con el estandar de realización de Cero Defectos que dice que ningún incumplimiento es aceptable.Luego podemos operar y administrar nuestros procesos usando el Precio del Incumplimiento para mejorar continuamente

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