PASO 4:  TOMAR ACCIÓN CORRECTIVA

Este es el cuarto de los cinco pasos para eliminar el incumplimiento. En muchas maneras, las acciones en este paso son paralelas a las del Paso 2: remediar temporalmente. Aunque los planes para la acción puedan ser similares, la diferencia importante es que en este punto debe implantarse una solución permanente para el problema.

Primero, si es necesario. reunir a la gente que pueda decidir más efectivamente sobre ideas u opciones para la acción correctiva. Cuando se han planteado todas las opciones hayque elegir. Planear, Comunicar  e implantar la mejor. Si la acción correctiva tiene éxito, el problema estará resuelto.

Reunir a la Gente Clave

Cuando comienza la acción correctiva es útil volver a evaluar los recurso humanos que están asignados a la solución del problema.

Elegir e implantar la acción correctiva puede requerir diferentes conocimientos y experiencias que los requeridos en describir el problema e identificar la causa o causas raíz.

En el Paso 1 se asignaron originalmente los recursos humanos. Las consIderacIones fueron:

·         ¿Quién tiene el ConoCimiento y la autoridad para cambiar el proCeso? .

·         ¿Alguien de fuera de la compañía (un proveedor o un cliente) necesita participar?.

·         ¿Quién ti~ne la responsabilidad última de resolver el problema?.

Revisar estas decisiones a la luz de lo que actualmente se conoce puede ayudar a asegurar que la gente adecuada participe en tomar la acción correctiva

Generar Posibles Acciones Correctivas

Una vez que hemos identificado bien la causa o causas raíz, es el momento de tomar acción correctiva. Aunque muchas veces la medición nos muestra que hay más de una causa raíz.

Cuando esto sucede, necesitamos decidir si vamos a trabajar con todas las causas a la vez o en sólo una o dos de ellas. Puede no ser efectivo tratar con todas las causas simultáneamente y podemos evaluar mejor y dar seguimiento a nuestros esfuerzos si corregimos una causa a la vez. Además, con frecuencia hay más de una acción que eliminará cualquier causa raíz. Por lo tanto, es importante observar todas las acciones posibles que podamos.

Aquí hay algunas directrices que pueden ayudar: Cuando la causa raíz sea una duplicación o de complejidad ocasionada por actividades múltiples que ocurren simultáneamente, la acción correctiva puede ser simplificar y reducir el número de actividades o mejorar las comunicaciones. Cuando se enfrentan a causas raíz tales como actividades desconocidas o no de rutina. los empleados capacitados  revisan las actividades y sugieren maneras para mejorar .Al tomar decisiones se pueden crear problemas. Por lo tanto, planear con anticipación evita sorpresas. Para evitar incumplimientos serios, la respuesta podría ser crear redundancias o un respaldo para el proceso.

Por último, cuando sea posible, las acciones correctivas deben ser "a prueba de errores", esto es modificar o aumentar los mecanismos en un proceso para que sea imposible producir o entregar a un cliente algo defectuoso. Ejemplos de mecanismos "a prueba de errores" (Poke Yoke) son:

·         Programas de cómputo que no permiten seguir adelantesi se comete un error.

·         Mecanismos que aseguran que un número específico de componentes esté presente o .que ciertos pasos se, tomen antes de que el proceso sIga adelante.

o        la cuchilla de una podadora de cesped que no se, accionará, a menos que el operador agarre la podadora  correctamente.

·         Un dispositivo que evita que pase un producto defectuoso al siguiente paso del proceso.

Elegir la Acción Correctiva

Cada una de las opciones generadas es afectada por diversos factores, tales como el costo de la acción correctiva, la complejidad  de hacer el cambio y el tiempo requerido para ponerla en funcionamiento.

Cuando definimos la situación durante el primer paso, establecemos una fecha de resolución en la cual la acción . correctiva deb.e estar implantada. Esta  fecha debe también considerarse cuando se elige la acción correctiva

Elegir la acción correctiva puede ser una desición dificil. Por lo tanto, es importante conocer lo más posible el proceso de la causa o causas del problema, y del costo, tiempo y complejidad de cada acción correctiva que se está considerando

Con toda esta información a la mano podemos elegir una acción correctiva que eliminará la causa raíz que hemos decidido resolver.

Es deseable, cuando así sea posible, elegir una acción correctiva que implantará procedimientos o mecanismos que eviten que se entreguen al cliente resultados con incumplimiento sin saberlo.

Esto es. "a prueba de errores" y ayuda a asegurar que el problema no vuelva a ocurrir .

Planear, Comunicar e Implantar

Una vez que se ha elegido la acción correctiva, debe desarrollarse un plan para su implantación. Este plan puede incluir:

·         qué acciones se tomarán para resolver el problema.

·         quién será responsable de tomar acción.

·         cuál es la fecha de resolución.

·         cuáles clientes podrían resultar afectados.

En el Paso 1, parte del plan para la solución fue una fecha de resolución estimada. Cuando se hacen los planes finales para la acción correctiva, esta fecha de resolución debe volver a evaluarse para asegurar que es alcanzable. Si no lo es, debe fijarse una nueva fecha de resolución.

Una vez que se ha desarrollado el plan, debe comunicarse a todos los que necesitan conocer qué acciones se van a tomar y cuándo se llevarán a cabo. Luego debe implantarse de acuerdo con el plan.