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En este curso breve de contabilidad, vamos a estudiar la definición y diseño de la nomenclatura y manual de cuentas.

La nomenclatura de cuentas, es un listado de las partidas que una empresa podría apropiar en el registro contable de sus transacciones comerciales, debiendo estar acorde al giro especifico de sus actividades y volumen de sus operaciones, para de esta manera poder controlar adecuadamente sus operaciones.

El manual de contabilidad es un documento contable que describe clara y pormenorizadamente la naturaleza de las cuentas. Este manual emerge como consecuencia de la aprobación e implantación del sistema contable, que debe estar acorde al giro especifico de las actividades de una empresa y al volumen de sus operaciones.

Para diseñar un manual de cuentas debe conocerse los siguientes aspectos: La naturaleza de las cuentas, que incluye sin excepción los siguientes componentes: Código, Titulo, Concepto, Movimiento, Saldo que debe presentar y Exposición de la cuenta en los estados financieros.

El código de cuenta, es una denominación que se da a los símbolos (números y/o letras) que se asignan a cada una de las partidas que componen el para diferenciarlas de las demás y poder identificarlas sin retraso. Es imprescindible que la empresa defina con bastante precisión el Método de Codificación, para evitar contratiempos.

Toda codificación debe poseer requisitos mínimos con la finalidad de utilizarse adecuadamente en el procesamiento de información contable, siendo estos: Estructural, Significativo, Preciso, Flexibilidad, Secuencial y Operativo.

El requisito Estructural hace mención a que debe establecer divisiones para cada uno de los grupos, subgrupos y cuentas que conforman los estados financieros. El requisito Significativo hace referencia a que cada símbolo debe representar alguna característica que lo diferencie en la codificación. El requisito preciso hace referencia a que debe corresponder únicamente a una sola cuenta. El requisito flexible hace referencia a que debe permitir incorporar nuevas clasificaciones de cuentas. El requisito secuencial hace referencia a que debe asignarse correlativamente números a las partidas contables. El requisito Operativo hace referencia a que debe permitir incorporar el manejo de códigos a un sistema computarizado.

Por tanto en función a lo descrito anteriormente damos un ejemplo:

Código Clasificación Cuentas
1000 Grupo Activo
1000-100 Subgrupo Disponibilidades
1000-100-10 Cuenta Caja
1000-100-10-01 Subcuenta Caja moneda nacional
1000-100-10-02 Subcuenta Caja moneda extranjera

El titulo de la cuenta, representa el nombre específico asignado a una determinada partida contable.

El concepto de la cuenta, es la descripción de las transacciones u operaciones contables que registran las partidas.

El movimiento de la cuenta, es la descripción de casos cuando esta podrá ser Cargada y/o abonada con sus respectivos valores monetarios. Ejemplo: la cuenta caja se carga por todo ingreso de dinero que obtiene la empresa, por re expresión de valores y se abona por toda salida de dinero y/o al finalizar el año para fines de cierre de gestión.

El saldo que debe presentar la cuenta, es el residuo de la misma determinada por la diferencia entre el debe y el haber, presentando saldos deudores o acreedores en valores monetarios.

Para la determinación de dichos saldos existe la siguiente regla, todas las cuentas de activo, reguladoras de pasivo, patrimonio, de costo y de gasto deben presentar saldo DEUDOR. Todas las cuentas de pasivo, patrimonio, reguladoras de activo e ingreso deben presentar saldo ACREEDOR.

Cuentas Titulo Concepto Saldo
Activo Especifico Suma de bienes, valores y/o derechos que posee una empresa. Se carga si aumenta, de abona si disminuye. Deudor
Disponibilidades Especifico Suma de recursos en efectivo que posee una empresa. Deudor
Caja Especifico Dinero en efectivo que posee la empresa. Deudor
Caja moneda nacional Especifico Dinero en Bolivianos que posee la empresa. Deudor
Caja moneda extranjera Especifico Dinero en Dólares que posee la empresa. Deudor

La exposición de la cuenta en estados financieros, hace referencia al lugar preciso donde una cuenta con su respectivo saldo en valores monetarios debe ser presentada. Ejemplo: la cuenta caja con su respectivo saldo deudor en valores monetarios debe ser expuesta en el Balance General, Grupo Activo y Sub-grupo Disponibilidades.


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