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Todos los documentos tienen su razón de ser y cumplen una función específica en el desarrollo de las actividades diarias dentro de una oficina, es por este motivo que debe mantenerse cierta rutina en la organización de los mismos.

* Se debe asignar un lugar específico en la oficina para guardar archivadores con documentación.

* Colocar lomos informativos en todos los archivadores definiendo la documentación que contiene y para que área de la oficina corresponde.

* Todos los documentos deben guardar un orden correlativo por fechas en cada archivador de acuerdo a las actividades que se desarrollan para cumplir con las mismas diariamente, siempre guardando una alineación y cuadre en su presentación.

* La documentación debe ser organizada todos los días al final de la jornada laboral para que no existan extravíos de la misma.

* Colocar divisiones dentro de los archivadores con materiales de colores para diferenciar los documentos y los trámites.

* Siempre crear un índice informativo en cada Archivador que facilite la búsqueda de documentación a las personas que no conocen el archivo.

* Elaborar un cronograma de actividades diarias y asignar al archivo de documentación 1 hora al día.

* Antes de salir de la oficina se debe guardar todo el material y la documentación que fue utilizada en el transcurso del día.

* Llevar una agenda de trabajo remarcando la importancia de cada actividad y el vencimiento del plazo para realizarla.

* Llegar unos quince minutos antes del horario de ingreso y salir unos 15 minutos de finalizar la ornada laboral, para determinar los pendientes del día y clasificar la importancia y el tiempo que necesita cada actividad para su culminación.

* No consumir alimentos y bebidas en el escritorio mientras se desempeña las actividades diarias o tener elementos que puedan estropear la documentación.

* Mantenga los cajones y las puertas cerradas de las gavetas del escritorio, siempre utilizar los basureros.

* Siempre respetas las normas definidas como políticas de  la empresa para preservar el respeto por el lugar de trabajo.

* No colocar materiales o documentación en el suelo debido a que pueden ocasionar caídas o desorden en la estación de trabajo.

* Cada objeto tiene su lugar, para evitar perdidas o extravíos siempre devolver las cosas a la gaveta correspondiente.

* Revisar constantemente la documentación no archivada y clasificarla en útil o inservible, y destruir esta ultima para no acumular papel innecesario.

* La disciplina genera hábitos de conducta en el trabajador, si uno mantiene su lugar de trabajo organizado y limpio puede lograr una eficaz y eficiente labor mejorando su desempeño dentro de la organización.

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