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Cómo organizar un evento. Consejos

Autor: Redactores mailxmail
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|12 alumnos|Fecha publicaciýn: 03/01/2012
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En alguna oportunidad de nuestra vida nos tocará sin lugar a dudas organizar un evento, llámese aniversario de bodas, cumpleaños de un ser querido, un bautizo, una graduación, una cena formal, etc., actividad que lejos de ser entretenida muchas veces da lugar a preocupaciones, dolores de cabeza e imprevistos que nunca están lejos de suceder, sin embargo, con algo de paciencia y tomando en cuenta algunos consejos prácticos, se puede organizar un evento especial con bastante éxito, simplemente poniendo en práctica ciertos consejos

Lo primero que se debe puntualizar es el tipo de evento que se desea organizar, si será por ejemplo una sencilla reunión familiar, o contará con la presencia de algunos invitados, o será una gran fiesta con la concurrencia de por lo menos 500 personas; una vez que sepa el tipo de reunión que desea organizar hay que pasar al siguiente paso.

-          Preparar un presupuesto de los gastos que requerirá organizar esta reunión, como ser: alquiler del salón, limpieza, alimentos, bebidas, música, servicio de garzones, invitaciones o papelería, maestro de ceremonias, etc., una vez que usted haya decidido qué tipo de evento organizará y el número de invitados, es necesario cursar las invitaciones o repartir la papelería si se trata de un seminario o taller, para el presente ejemplo tomaremos en cuenta la organización de una boda, por tanto, se deben enviar las invitaciones, que deben ser entregadas a destinatario en un plazo razonable, ni muy lejano a la fecha de la boda en que los invitados la olviden, ni muy cercano en que no dé tiempo a planificar la asistencia; se sugiere entregar las invitaciones con una anticipación de 10 a 15 días de la fecha de celebración.

-          Un dato que no debe olvidar, es reservar el salón de fiestas o celebraciones por lo menos seis meses antes, debido a que normalmente son muy requeridos y a última hora no podrá escoger, sino contratar las opciones que quedan disponibles; en lo posible trate de escoger una fecha que no coincida con época de lluvias o invierno, debido a que estas circunstancias dificultan la asistencia de los invitados, y parte del éxito de una celebración es una masiva asistencia.

-          De igual manera, contrate con bastante anticipación el servicio de comidas y bebidas, así como la música del agrado de los contrayentes, sea una orquesta, un conjunto o un servicio de discoteca móvil; no olvide tomar en cuenta el servicio de transporte de los novios primero y de los flamantes esposos posteriormente, tanto de sus domicilios a la iglesia, de la iglesia al paseo acostumbrado y luego al salón de celebraciones, y posteriormente del salón al lugar contratado para la “noche de bodas”, éste último es también un detalle muy importante que con mucha frecuencia se olvida, ya que se entiende que los recién casados deben tener una noche especial luego de su boda.

-          Trate en lo posible de planificar paso a paso el evento, por ejemplo, primero la llegada de los invitados al salón, nombrando a una persona que “acomode” a los invitados en una mesa determinada, para ello debe agrupar en las mesas a personas con afinidades como ser familiares, amigos, compañeros de trabajo, vecinos, empresarios, clérigos y otros, de manera que exista afinidad en la conversación y la reunión sea muy cordial; la llegada de los recién casados y el baile de honor; el brindis que se debe planificar nombrando a las personas designadas; el servicio de comida y bebidas; el tipo de música requerido.

Le deseamos suerte en la planificación de su boda.

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