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Arqueo de fondo fijo. Contabilidad

Autor: Gloria Chambi Zambrana
Curso:
|2 alumnos|Fecha publicación: 05/12/2011
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Toda empresa en su sistema de control interno de disponibilidades tiene la implantación del sistema de disponibilidades como caja chica y caja o caja mayor. A razón de ello, la persona responsable de la empresa debe delegar a alguno de sus dependientes a realizar controles sorpresivos de estos fondos.

Es así que en este curso hablaremos sobre el arqueo de fondo sobre su definición, documentación y su procedimiento de realización.

Se denomina arqueo de fondos al procedimiento contable realizado periódicamente para evidenciar la adecuada utilización de recursos y efectuar la reposición de estos.

Un arqueo de fondos, normalmente se divide en dos partes:

* Documentación existente en caja.
* Recuento del efectivo.

Para revisar la documentación existente en caja chica se debe utilizar el siguiente procedimiento:

* Corte de documentación
* Selección de documentación
* Revisión de la documentación existente

El corte de documentación consiste en determinar un intervalo de tiempo en función de dos fechas, tomando en cuenta el último número correlativo de la documentación utilizada para valar los gastos (Recibos).

La primera fecha determina el último reembolso de fondos o caso contrario cuando se efectuó la asignación de estos recursos.

La segunda fecha determina cuando se está realizando el arqueo correspondiente.

Este corte tiene por finalidad las pruebas de cargo del encargado (facturas, recibos y/o vales) emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para de esa manera no incorporar documentación que no se encuentre comprendido en estas fechas.

La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas de cargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico.

Es decir separar y agrupar, facturas, recibos y/o vales cualquier otra documentación habilitada para sustentar la utilización de fondos.

La revisión de la documentación existente en caja chica consiste en verificar en cada documento lo siguiente:

* Que sea documentación habilitada original o primera copia.
* Fecha de emisión en función al corte efectuado.
* Que estén a la orden de la razón social de la empresa y su No de NIT, caso contrario no se considerara como gastos de la empresa.
* Motivo de gasto.
* Importe numeral y literal.

Para realizar el recuento de efectivo existente en caja chica. Se debe utilizar el siguiente procedimiento:

* Selección de billetes y monedas
* Selección de billetes
* Selección de monedas

La selección de billetes y monedas, consiste en separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.

La selección de billetes, consiste en separar el papel moneda en función al corte de cada uno de estos, es decir al valor que cada uno posee, para exponerlos en el arqueo en forma descendente y proceder a su recuento físico.

La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas en función al corte de cada uno de estas, es decir al valor que cada moneda posee, para exponerlos en el arqueo en forma descendente y proceder a su recuento físico.

Con todo lo mencionado arriba se da por finalizado el arqueo de caja chica, para luego pasar a la reposición de fondos.

La reposición de fondos consiste en emitir un cheque a la orden del encargado por el importe total de la documentación encontrada, cargando cuenta a cuenta los gastos por abono, para que el importe del cheque mas el saldo del efectivo en poder del encargado representen el monto total asignado.

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